Intussen zijn heel wat medewerkers en werkgevers vertrouwd met telewerken. Minder medewerkers op kantoor laat toe om structureel te besparen op bijvoorbeeld kantoorruimte, parking, vergoedingen woon-werkverkeer. Voor de medewerker brengt telewerk kosten met zich mee: verwarming, tweede scherm, bureau,.. Welke vergoedingen voor telewerk mag je aan je medewerkers betalen? Ben je verplicht een vergoeding te betalen?
Structureel of occasioneel telewerk?
Bij structureel telewerk werkt de medewerker op regelmatige basis – minstens gemiddeld 1 dag per week – thuis, of vanuit een andere zelf gekozen plaats. Hij maakt hiervoor gebruik van IT-middelen. Dit noemen we structureel telewerk. De afspraken over structureel telewerk moet je formeel opnemen in een bijlage aan de arbeidsovereenkomst.
Als werkgever ben je verplicht de nodige apparatuur beschikbaar te stellen, te installeren en te onderhouden. Je moet bovendien de kosten van communicatie en de verbindingen die verband houden met het telewerk betalen. Dit is wat je minimaal moet doen. Binnen bepaalde grenzen mag je ook meer onkosten vergoeden.
Onder occasioneel telewerk verstaan we alle werk dat incidenteel of omwille van overmacht of persoonlijke redenen buiten de onderneming wordt verricht met behulp van IT-middelen. Bijvoorbeeld: bij hevige sneeuwval, manifestaties, stakingen,…
Voor deze vorm van telewerk is een bijlage bij de arbeidsovereenkomst niet verplicht. Omdat het eerder uitzonderlijk voorkomt, is het niet vereist dat de werkgever tussenkomt in de onkosten verbonden aan telewerk.
Vergoedingen voor structureel telewerk
De RSZ legt de instructies vast waarbinnen je een vergoeding voor telewerk mag toekennen zonder dat dit gezien wordt als ‘loon’ en dus vrijgesteld blijft van RSZ-bijdragen. Ook de fiscus legt spelregels vast waarbinnen de thuiswerkvergoeding een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten aan de werkgever is.
Wat mag forfaitair vastgelegd worden? Bij een forfaitaire vergoeding ben je niet verplicht om concrete bewijsstukken voor te leggen. Wil je toch een hoger bedrag toekennen, dan moet je kunnen aantonen dat het nog steeds om een werkelijke onkostenvergoeding gaat. Je vraagt in dat geval beter vooraf een fiscale ruling aan.
- Bureauvergoeding voor maximaal 134.71 EUR per maand. Deze vergoeding dekt: gebruik van kantoorruimte thuis, nutsvoorzieningen (water, elektriciteit, verwarming), verzekering, koffie & water, kantoormateriaal zoals papier, inkt, muismatje, mappen, balpen,… Je bent niet verplicht om deze vergoeding te geven en uiteraard mag je ook minder dan het maximale bedrag aan je medewerkers betalen.
- In de kosten voor gebruik van verbinding en communicatie moet je tussenkomen. Betaalt de werknemer zelf zijn internetabonnement dan mag je forfaitair maximaal 20 EUR per maand onkostenvergoeding betalen.
- Gebruik eigen PC, scherm? Gebruikt de medewerker zijn eigen PC/laptop, dan kan je jouw medewerker hiervoor vergoeden aan de hand van 20 EUR per maand. Gebruikt de medewerker de laptop van het bedrijf, maar wel een eigen tweede scherm en eigen printer, dan mag je 5 EUR per item vergoeden met een maximum van 10 EUR per maand.
Bij deeltijdse prestaties moet het maximumbedrag niet evenredig worden verminderd.
Maximale bedragen forfaitaire onkosten voor telewerk:
Deze forfaitaire vergoedingen zijn een terugbetaling van ‘eigen kosten van de werkgever’ en moeten worden verantwoord op de fiscale fiche 281.10. Naast rubriek b) van vak 27 ‘diverse inlichtingen moet je vermelden: ‘, ‘JA – ernstige normen’.
Wat wordt niet gedekt door de forfait?
Wat niet gedekt wordt door bovenstaande forfaitaire vergoeding kan door de werkgever ter beschikking gesteld worden of aan de medewerker worden terugbetaald mits verantwoordingsstukken (factuur). De (para)fiscale regels leggen vast hoe vaak je als werkgever mag tussenkomen in bepaalden kosten:
Let op: voorzie een systeem met wat er moet gebeuren wanneer de medewerker uit dienst gaat en/of wanneer het telewerk stopt. Wat doe je dan met de reeds betaalde tussenkomsten? Welk bedrag moet de medewerker terugbetalen? Hoe zal deze terugbetaling gebeuren: hou je het af van het loon of betaalt de medewerker dit zelf terug?
Duidelijke afspraken
Je doet er goed aan om je afspraken over onkosten en telewerk vast te leggen in policy. In een policy schets je een duidelijk kader voor je medewerkers. Een policy is een instrument dat je flexibel kan aanpassen aan veranderende omstandigheden.
Ben je benieuwd naar de voordelen van thuiswerk? Bekijk dan deze blog: De voordelen van telewerken en het nieuwe werken.
Wil je de onkostenvergoedingen verbonden aan telewerk optimaliseren? Twijfel je over welke vergoedingen je mag toekennen? Wil je de afspraken vastleggen in een onkostenpolicy en/of policy telewerk? Moet je telewerk nog formeel regelen in een bijlage bij de arbeidsovereenkomst?
Contacteer ons!
