Werk uitbesteden aan zelfstandigen of onderaannemers, waar moet ik op letten?

De trend is dat bedrijven meer en meer met zelfstandigen werken of onderaannemers om zo tijdelijke projecten in te vullen of expertise in huis te halen. Het biedt zeker heel wat opportuniteiten, maar ook risico’s. Hoe pak je dit nu het beste aan?

We adviseren om iedere samenwerking met zowel een zelfstandige, als een bedrijf in onderaanneming op te nemen in een dienstverleningsovereenkomst “afspraken maken de beste vrienden”. Volgende zaken moet je zeker opnemen in de overeenkomst om je in te dekken tegen risico’s:

#1/ Afspraken over het zelfstandigenstatuut

De dienstverlener voert de prestaties uit onder het “zelfstandigenstatuut”, de relatie is dus een B2B relatie waarin heel wat contractvrijheid is. Maar je loopt het risico op “schijnzelfstandigheid” en dat de relatie kan beschouwd worden als een gezagsverhouding tussen werkgever-werknemer. Maak daarom duidelijke afspraken hieromtrent zoals:

De dienstverlener is verantwoordelijk voor de betaling van zijn eigen sociale bijdrage en bedrijfsvoorheffing.
De dienstverlener mag zelf het werk organiseren en kiezen waar deze de overeenkomst uitvoert.
De aansprakelijkheid van de dienstverlener.
De verantwoordelijkheden van de dienstverlener.
Afspraken ingeval de dienstverlener zelf werknemers of zelfstandigen tewerkstelt bij de opdrachtgever.
Richtlijnen inzake veiligheid en gezondheid.
Afspraken omtrent de vergoedingen en uitbetaling van de vergoedingen.
…..

Schijnzelfstandigheid

De arbeidsrelatiewet regelt de problematiek van schijnzelfstandigheid. Het uitgangspunt bij het aangaan van een zelfstandige samenwerking, is dat de partijen zelf kiezen welke vorm hun relatie aanneemt, een zelfstandige samenwerkingsrelatie of een werknemer-werkgever relatie.

De kwalificatie wordt beoordeeld aan de hand van 4 algemene criteria:

de wil van de partijen,
de vrijheid van organisatie van de werktijd
het werk en
de mogelijkheid om een hiërarchische controle uit te oefenen.

De arbeidsrelatiewet bepaalt dat er een wettelijk weerlegbaar vermoeden is van een arbeidsovereenkomst in volgende sectoren:

bouwbedrijf of werk in onroerende staat
bewaking of toezicht diensten
vervoer
schoonmaak
landbouw
tuinbouw
platformeconomie (bv Uber)

Het mechanisme van het wettelijk vermoeden bestaat in de opsomming van negen criteria die wijzen op een socio-economische afhankelijkheid of juridische ondergeschiktheid. Het bestaan van een arbeidsovereenkomst wordt vermoed van zodra vijf van de negen criteria vervuld zijn. Omgekeerd, wanneer meer dan de helft van de criteria niet vervuld zijn, dan bestaat er een vermoeden van zelfstandige samenwerking.

Voor het bepalen van de criteria kijkt men naar de dienstverleningsovereenkomst, maar ook naar de feitelijke relatie tussen beide partijen.

Wil je hier meer over weten, lees dan onze blog.

Aansprakelijkheid

Het is onmogelijk om de dienstverlener te vrijwaren van enige aansprakelijkheid, maar wel kan je de aansprakelijkheid beperken. Daarnaast is het ook heilzaam om de dienstverlener te verplichten om zich te verzekeren tegen aansprakelijkheid. Op die manier ben je toch zeker van een vergoeding ingeval je schade loopt als opdrachtgever door de uitvoering van de overeenkomst.

Binnen de bouwsector kan je aansprakelijk gesteld worden voor de sociale fraude van je onderaannemer. Je kan dus als opdrachtgever aangesproken worden om loonschulden te betalen en om sociale schulden van je dienstverlener te vergoeden. Hier zijn strikte regels rond, meer hierover lees je in onze blog.

#2/ Aanvullende afspraken

Ook al is de verstandhouding vandaag goed tussen de partijen, toch is het veilig om afspraken te maken over de uitvoering, het gedrag en het einde van de overeenkomst. Zo kan je hier op terugvallen ingeval er strubbels komen in jullie relatie. Maak zo ook nog duidelijke afspraken over:

De duur van de overeenkomst
Het einde van de overeenkomst: is er een opzegtermijn of vergoeding
Auteursrechten en eigendomsrechten
Geheimhouding
Niet-concurrentie bij de uitvoering van de overeenkomst en bij het einde van de overeenkomst
We adviseren ook om een afwervingsbeding op te nemen, waarin verboden wordt om elkaars personeel af te snoepen.
Het toepasselijk recht en de bevoegde rechtbank

#3/ Werken met buitenlandse aannemers

Dankzij de internationalisering kunnen we samenwerken met buitenlandse bedrijven. In sommige situaties vinden we alleen maar de kennis in het buitenland. Komen deze buitenlandse bedrijven ook prestaties uitvoeren op het Belgisch grondgebied dan moet je toch rekening houden met enkele zaken:

Is de onderaannemer geen EU onderdaan, dan moet deze een arbeidsvergunning hebben.
Is de onderaannemer een EU onderdaan, dan moet er een Limosa-aangifte gebeuren en moet er een A1 document zijn.

We adviseren om deze regels ook op te nemen in je dienstverleningsovereenkomst en ook om de dienstverlener op frequente basis te verplichten om dit voor te leggen opdat deze daadwerkelijk in regel is. Is je onderaannemer niet in regel, dan kan jij als opdrachtgever ook aangesproken worden.

We hebben hier reeds enkele blogs over geschreven:

Werken met buitenlandse aannemers in de bouwsector: 3 vaak voorkomende vragen

Werken met buitenlandse onderaannemers, enkele sociaal-rechtelijke aandachtspunten

Werken met een freelance IT’er: jouw do’s en don’ts

Besluit

Heb je nog geen dienstverleningsovereenkomsten met je dienstverleners of wil je graag dat we deze nakijken, aarzel niet om ons te contacteren.

🎙️ Luistertip 🎙️

Kelly Van Meldert, gaat in de podcast Heart Rocking Organisations in gesprek met Katherina Swings. Zij is expert en docent in inclusief leiderschap en zaakvoerder van Cowings. Dit is een podcast over inclusief ondernemen en multidiversiteit.

Kelly is zaakvoerder van PIT & co, jouw partner bij de ontwikkeling van mensgerichte, innovatieve & succesvolle organisatie.

Zit je nog met prangende vragen? Aarzel niet om ons te contacteren.