Om de samenwerking met buitenlandse onderaannemers zo vlot mogelijk te laten verlopen en in orde te zijn in geval van sociale inspectie, dien je aandacht te besteden aan een aantal zaken.
Limosa aangifte
Buitenlandse onderaannemers die niet onderworpen zijn aan de Belgische sociale zekerheid en die tijdelijk of gedeeltelijk in België opdrachten of werkzaamheden uitvoeren, zijn verplicht om deze activiteiten te melden aan de RSZ. Deze verplichting gebeurt via een Limosa-aangifte vooraleer de werken aan te vatten. Deze verplichting geld zowel voor de tewerkstelling van werknemers als zelfstandigen.
Wat wordt er nu gemeld via deze Limosa-aangifte? Onder andere begin en einde van de tewerkstelling, de locatie van de werken, de identificatiegegevens van de Belgische opdrachtgever en buitenlandse onderaannemer, wekelijkse arbeidsduur en uurrooster, de contactpersoon voor de inspectiediensten,…
De aangifte wordt door de buitenlandse onderaannemers online ingediend via het Limosa-portaal (https://www.international.socialsecurity.be/). Na aangifte ontvangen zij een meldingsbewijs L1. In geval van sociale inspectie dienen de onderaannemers deze bewijzen te kunnen voorleggen.
Niet enkel de buitenlandse onderaannemers kunnen hierop worden gecontroleerd. Ook jijzelf als opdrachtgever bent verplicht om dit meldingsbewijs L1 te controleren en zelf hou je ook best een kopie hiervan bij. Indien je merkt dat het meldingsbewijs L1 ontbreekt ben je verplicht om dit te melden via de website www.socialsecurity.be en dien je zelf de Limosa-aangifte in orde te brengen.
Indien er geen Limosa-aangifte wordt gedaan door de buitenlandse onderaannemers en jijzelf als opdrachtgever geen aangifte doet of dit niet meldt aan de overheid, kunnen jullie beiden administratieve of strafrechtelijke sancties oplopen.
Eens de Limosa-aangifte is gebeurd, zijn de buitenlandse onderaannemers vrijgesteld van het opstellen en bijhouden van de sociale documenten gedurende een termijn van maximum 12 maanden. Het gaat dan over bijvoorbeeld het arbeidsreglement, het personeelsregister (of Dimona-aangifte), regels voor de controle op de deeltijdse werknemers.
Arbeids-en loonvoorwaarden van toepassing op werknemers
Buitenlandse onderaannemers dienen, ingeval ze hier werknemers tewerkstellen, de “harde kern” van de arbeidsvoorwaarden (maximale werk- en minimale rustperioden, minimum aantal vakantiedagen, veiligheid & welzijn,…) en loonvoorwaarden (minimumlonen) na te leven van België, tenzij deze voorwaarden in het gewoonlijke land van tewerkstelling gunstiger zijn.
Ingeval de buitenlandse onderaannemer een zelfstandige statuut heeft in zijn land van herkomst is deze reglementering niet van toepassing. In de realiteit werken hier veel onderaannemers als zelfstandige om aan de strikte reglementering te ontsnappen. Toch kan in bepaalde omstandigheden spraken zijn van “schijnzelfstandigheid”, en kan deze persoon beschouwd worden als werknemer.
A1-formulier
Buitenlandse onderaannemers die tijdelijk in België opdrachten of werkzaamheden uitvoeren, blijven onderworpen aan de sociale zekerheid van het land waar zij gewoonlijk tewerkgesteld zijn.
Om te bewijzen dat zij niet onderworpen zijn aan de Belgische sociale zekerheid, dienen zij een A1-formulier aan te vragen bij de socialezekerheidsinstantie van het gewoonlijke land van tewerkstelling.
In geval van sociale inspectie dienen zij deze A1-formulieren te kunnen voorleggen. Wij raden jou als opdrachtgever aan een kopie van deze formulieren op te vragen en bij te houden.
Illegale tewerkstelling
Buitenlandse onderaannemers uit de EER (= lidstaten EU en IJsland, Liechtenstein en Noorwegen) of Zwitserland zijn vrijgesteld van de verplichting tot het verkrijgen van een “single permit” of gecombineerde vergunning.
Deze vrijstelling geldt niet voor buitenlandse onderaannemers van een “derdeland”. Indien zij werknemers tewerkstellen van buiten de EER, dienen zij voor deze werknemers en zelfstandigen een “single permit” aan te vragen.
Ook jij als opdrachtgever kan in bepaalde gevallen strafrechtelijk aansprakelijk gesteld worden indien je buitenlandse onderaannemer illegale derdelanders tewerkstelt.
Kortom, er komen heel wat zaken bij kijken indien je wenst samen te werken met een buitenlandse onderaannemer.
Wij raden je aan om een waterdichte dienstverleningsovereenkomst op te stellen voor de samenwerking met je buitenlandse onderaannemer. Hierin vermeld je best wat de verplichtingen zijn voor de buitenlandse onderaannemer en dat bij-niet naleving hiervan er een schadevergoeding mogelijk kan zijn.
Nood aan begeleiding voor je samenwerking met een buitenlandse onderaannemer? Contacteer ons vrijblijvend.
