Van zodra je je eerste werknemer aanwerft, moet je een arbeidsreglement hebben om in regel te zijn met de arbeidswetgeving én om te vermijden dat je voor onaangename verassingen, zoals administratieve en juridische sancties, komt te staan . Op een paar uitzonderingen na, moeten alle ondernemingen met één of meerdere werknemers dus verplicht een arbeidsreglement kunnen voorleggen.
Maar wat is zo’n arbeidsreglement nu eigenlijk? Het is een document waarin de werking van jouw bedrijf of onderneming in staat uitgelegd, waarin de arbeidsvoorwaarden in vermeld staan en waarin de rechten en plichten van zowel werkgever als werknemer worden toegelicht. Bij de indiensttreding van een nieuwe werknemer overhandig je altijd een exemplaar van het arbeidsreglement. Bovendien moet elke werknemer een kopie ontvangen bij mogelijke wijzigingen.
Het arbeidsreglement is een officieel en bindend document en het is dus belangrijk dat dit zorgvuldig wordt opgesteld. Lees daarom onderstaande aanbevelingen goed door, zodat je niets over het hoofd ziet bij het opstellen van jouw arbeidsreglement.
#1 verplichte inhoud
Een aantal zaken moeten verplicht vermeld worden in elk arbeidsreglement:
- Het werkregime en de werkuren: hiermee bedoelen we de reguliere voltijdse werkuren, eventuele werkuren binnen een ploegensysteem, de glijdende werkuren, de stamtijden enzovoort.
- De meet- en controlemethodes die gebruikt worden bij het bepalen van het loon: worden werknemers per maand, per week of per opdracht betaald? Moeten ze hun werktijdens ergens registreren of niet?
- Het loon: hoe en wanneer wordt het loon uitbetaald?
- De beëindiging van de arbeidsovereenkomst: wat zijn voor de verschillende partijen de opzeggingstermijnen en de dringende redenen die de verbreking van de arbeidsovereenkomst zonder opzeggingstermijn of vergoeding kunnen rechtvaardigen (onder voorbehoud van de beoordelingsbevoegdheid van de hoven en rechtbanken)?
- Het toezichthoudend personeel: wat zijn de rechten en plichten van het toezichthoudend personeel?
- De Sancties: welke sancties of gevolgen zijn er voor welke tekortkomingen?
- Eerste hulp: de werknemer moet weten waar hij of zij terecht kan voor medische verzorging op de werkvloer en tot wie hij of zij zich hiervoor moet richten. Ook de namen van de arbeidsgeneesheren tot wie een werknemer zich kan richten bij een arbeidsongeval, moeten hierin vermeld staan.
- De vakantie: de duur van de jaarlijkse vakantie net als de voorwaarden voor de toekenning van deze vakantie of de verwijzing naar de wettelijke bepalingen hieromtrent. In het geval van een collectieve vakantie, moeten deze periode(s) hier ook vermeld staan.
- Feestdagen en zondagwerk: wat zijn de afspraken hierrond?
- Vakantiefondsen: coördinaten vermelden.
- Wet rond de KBO: geef aan waar deze gepubliceerd staat zodat deze raadpleegbaar is door jouw werknemers.
- De verantwoordelijke instanties: de namen van de leden van de ondernemingsraad, van het comité voor de preventie en bescherming op het en van de syndicale afvaardiging moet je vermelden in je arbeidsreglement.
- De inspectiediensten: vermeld namen en contactgegevens van de diensten die toezien op de toepassing van de regels die betrekking hebben op de bescherming van het personeel.
- Conventies en akkoorden: de collectieve en conventies die van toepassing zijn op jou onderneming
- Plaats, datum en handtekening
Een uitgebreide toelichting vind je hier.
#2 vrijblijvende inhoud
Bovenop de verplichte inhoud kun je nog bijlages toevoegen over zaken die vrijblijvend zijn, maar die wel belangrijk zijn voor de werking van jouw onderneming. Denk hierbij bijvoorbeeld aan afspraken rond ziektemelding of thuiswerken.
Heb je na het lezen hiervan nog vragen? Neem dan contact op met PointHR voor sociaal-juridische ondersteuning en voor HR-diensten op maat van jouw onderneming. Wij helpen je graag verder zodat jij als bedrijfsleider en ondernemer terug de focus kan leggen op je prioriteiten.
