Proficiat! De zaken gaan goed en zelf in die mate, dat je toe bent aan je eerste aanwerving. Dit maakt van jou niet louter een ondernemer, maar ook een werkgever. Een belangrijke stap in jouw zakelijk verhaal, maar ook een cruciaal moment dat heel wat administratie met zich meebrengt. Om zeker te zijn dat je niets vergeet, sommen we alles wat je in orde moet brengen, even voor je op.
#1 sluit je aan bij een sociaal secretariaat en overweeg Shared HR
Het is geen verplichting voor een werkgever om zich aan te sluiten bij een sociaal secretariaat, maar het is wel zeker en vast aan te raden. Loonberekening is namelijk een complexe en tijdrovende taak die jou als ondernemer kan afleiden van jouw core business: ondernemen. Daarnaast kun je ook een beroep doen op “shared HR” van PointHR. Wij nemen de loonadministratie en alle communicatie met uw sociaal secretariaat, verzekerings – en leasemaatschappijen en andere leveranciers over. Op die manier kun jij als ondernemer terug te focus leggen op je bedrijf én op de aanwerving van jouw eerste werknemer.
#2 Schrijf je in bij de RSZ en doe je Dimona-aangifte
Een werkgever die voor de eerste keer een werknemer in dienst neemt, moet zich inschrijven bij de RSZ of de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Je krijgt een identificatienummer toegekend, dat je gebruikt voor alle verdere communicatie met de RSZ. Voor elke werknemer die je in dienst hebt, betaal je een RSZ-bijdrage. Daarnaast doe je ook een Dimona-aangifte. Dimona is het elektronische bericht waarmee je iedere in- en uitdiensttreding van elke werknemer meldt aan de RSZ. Dankzij dit elektronische bericht wordt ook jouw sociaal secretariaat op de hoogte gebracht. Vergeet niet deze aangifte in orde te brengen vóór de eerste werkdag van jouw nieuwe werknemer.
#3 Registreer je bij een vakantiekas als je een arbeider in dienst neemt
Werf je een arbeider aan? Vergeet je dan niet te registreren bij een kas voor jaarlijkse vakantie, zodat hij of zij ook van vakantiegeld kan genieten.
#4 Zorg voor een dienst voor bescherming en preventie op het werk
Van zodra je één werknemer in dienst neemt, moet je een preventieadviseur aanduiden. Bij een eerste aanwerving mag je als werkgever zelf de rol van interne preventieadviseur op jou nemen. Dit kan en mag je blijven doen, tot je twintig mensen in dienst hebt. Daarnaast moeten een werkgever en zijn werknemer(s) zich ook kunnen beroepen op een gespecialiseerde preventiedienst inzake welzijn op het werk. Als jouw interne dienst voor preventie niet aan alle voorwaarden kan voldoen, moet je hiervoor beroep doen op een externe dienst voor bescherming en preventie op het werk.
#5 Sluit een arbeidsongevallenverzekering af
Als werkgever ben je verplicht een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten. Een dergelijke verzekering dekt lichamelijke schade, berokkend tijdens een ongeval op de werkvloer of op weg van of naar het werk.
#6 Stel een arbeidsovereenkomst op
Het is altijd aan te raden een schriftelijke arbeidsovereenkomst op te stellen en door alle partijen te laten ondertekenen, ook al mag een voltijdse arbeidsovereenkomst voor onbepaalde duur in principe ook mondeling afgesproken worden. Bij een arbeidsovereenkomst van bepaalde duur of met een zekere voorwaarde aan verbonden, moet er een schriftelijk contract opgemaakt worden dat zowel door de werkgever als door de werknemer ondertekend wordt.
#7 Voorzie een arbeidsreglement
Als werkgever moet je een arbeidsreglement opstellen. Hierin staan alle rechten en plichten van zowel werkgever als werknemer opgesomd. In je arbeidsreglement formuleer je onder andere afspraken over uitbetaling van de lonen, inlichtingen omtrent vakantie, ontslag enzovoort. Bij de indiensttreding van een nieuwe werknemer overhandig je altijd een exemplaar van het arbeidsreglement. Bovendien moet elke werknemer een kopie ontvangen bij mogelijke wijzigingen.
#8 Vergeet de medische controles niet
Jouw nieuwe werknemer moet bij aanwerving mogelijk op controle bij de arbeidsgeneesheer. Deze zal bepalen of hij of zij al dan niet fysiek geschikt is om de job uit te oefenen. Het gezondheidstoezicht is verplicht voor veiligheidsfuncties, functies met verhoogde waakzaamheid en activiteiten die een zeker risico inhouden.
Als je bovenstaande checklist doorlopen hebt, kun je met een gerust hart jouw nieuwe werknemer in dienst nemen. Wil je terug de focus leggen of je bedrijf en zoek je een partner die je personeelsadministratie uit handen neemt? Neem dan contact op met PointHR. Wij helpen je graag verder.
