Een handige checklist bij indiensttreding van een nieuwe medewerker

checklist werknemer

De aanwerving van een nieuwe medewerker is een moment dat gepaard gaat met heel wat administratie. Werf je jouw allereerste werknemer aan? Dan lees je hier na wat je in orde moet brengen. Voor elke volgende werknemer volstaat het om onderstaande checklist te doorlopen.

#1 Identiteitscontrole

Nog voor je werknemer effectief van start gaat moet je zijn of haar identiteit controleren door middel van een geldig legitimatiebewijs. Maak hier een scan of kopie van en bewaar het voor jouw (loon)administratie.

#2 Dimona-aangifte

Alle wijzigingen in jouw personeelsbestand maak je aan de RSZ kenbaar door middel van de Dimona-aangifte. Dimona is het elektronische bericht waarmee je iedere in- en uitdiensttreding van elke werknemer meldt aan de RSZ.

#3 loonberekening

Als werkgever moet je zorgen voor een correcte loonberekening en alle loonadministratie goed opvolgen. Je kan dit zelf doen, maar je kan je ook aansluiten bij een sociaal secretariaat. Loonberekening is namelijk een complexe en tijdrovende taak die jou als ondernemer kan afleiden van jouw core business: ondernemen. Daarnaast kun je ook een beroep doen op “shared HR” van PointHR. Wij nemen de loonadministratie en alle communicatie met uw sociaal secretariaat, verzekerings – en leasemaatschappijen en andere leveranciers over.

#4 Bewijs van goed gedrag en zeden

Controleer de betrouwbaarheid van je werknemers en vraag een bewijs van goed gedrag en zeden. Voor bepaalde beroepen en sectoren is zo’n bewijs zelfs een verplichting bij de indiensttreding.

#5 Het sluiten van een arbeidsovereenkomst

CAO’s (vastgelegd per sector) vormen de basis van de arbeidsovereenkomst. Hierin staan de volgende zaken vermeld:

  • identiteitsgegevens van alle betrokken partijen
  • begindatum
  • duur van de overeenkomst
  • werkplaats en -rooster
  • functiebeschrijving
  • loon en extra-legale voordelen
  • wijze van de contractbeëindiging
  • ontvangstbevestiging van het arbeidsreglement

#6 overhandigen van arbeidsreglement

Tijdens het sluiten van de arbeidsovereenkomst overhandig je het arbeidsreglement en je laat dit ook ondertekenen. Bovendien moet elke werknemer een kopie ontvangen bij mogelijke wijzigingen. Hierin staan alle rechten en plichten van zowel werkgever als werknemer opgesomd. In je arbeidsreglement formuleer je onder andere afspraken over uitbetaling van de lonen, inlichtingen omtrent vakantie, ontslag enzovoort.

#7 verzekeringen

Breng je verzekering op de hoogte van deze aanwerving. Denk bijvoorbeeld aan verzekeringen je arbeidsongevallenverzekering en die voor bedrijfsaansprakelijkheid en bedrijfsschade. Verifieer ook of de nieuwe werknemer een verplichte zorgverzekering heeft afgesloten.

#8 veiligheid

Kan je werknemer op een veilige manier aan de slag gaan? Hij of zij moet bij aanwerving mogelijk op controle bij de arbeidsgeneesheer. Deze zal bepalen of hij of zij al dan niet fysiek geschikt is om de job uit te oefenen. Het gezondheidstoezicht is verplicht voor veiligheidsfuncties, functies met verhoogde waakzaamheid en activiteiten die een zeker risico inhouden. Informeer je nieuwe werknemer aan de hand van het arbeidsreglement over wie de preventieadviseur is of welke preventiedienst het welzijn op het werk garandeert.

Als je bovenstaande checklist doorlopen hebt, kun je met een gerust hart jouw nieuwe werknemer in dienst nemen. Wil je terug de focus leggen of je bedrijf en zoek je een partner die je personeelsadministratie uit handen neemt? Neem dan contact op met PointHR. Wij helpen je graag verder.

policies
Contracten & policies
Het belang van een policy

Waar leg je afspraken over een bedrijfswagen, smartphone, IT, thuiswerk,… vast? In de arbeidsovereenkomst, het arbeidsreglement of een ‘policy’? Waarom

Lees verder »