De brandstof wordt duurder. Mag ik mijn werknemer hiervoor extra vergoeden?

tanken

De laatste maanden zijn de brandstofprijzen enorm gestegen, waardoor de kosten voor de werknemer ook stijgen. Maar moet je als werkgever een extra vergoeding betalen? Kan je als werkgever niet gewoon een tankkaart geven? Welke mogelijkheden heb je?

Wettelijke verplichting tussenkomst woon-werkverkeer

Of je als werkgever verplicht bent om tussen te komen in het woon-werkverkeer van je medewerker is afhankelijk van de sector waarin je zit.

Deze vergoedingen zijn gebaseerd op de tarieven van een treinabonnement van de NMBS. De NMBS indexeert jaarlijks in februari zijn tarieven, waardoor dan ook de vergoeding voor woon-werkverkeer stijgt.

Al de sectoren voorzien een tussenkomst in de kosten woon-werk met openbaar vervoer. Deze vergoeding is vrijgesteld van sociale bijdrage en bedrijfsvoorheffing.

Sommige sectoren voorzien een woon-werkvergoeding wanneer de medewerker met de wagen komt werken. De vergoedingen zijn een percentage van de tarieven van de NMBS. Een woon-werkvergoeding voor eigen wagen is vrijgesteld van sociale bijdrage, maar niet van bedrijfsvoorheffing. Wel geldt er een vrijstelling van 35,83 EUR per maand.

Sommige sectoren verplichten de werkgever om een fietsvergoeding te betalen wanneer de medewerker met de fiets komt werken. Deze fietsvergoeding is eveneens vrijgesteld van sociale bijdrage en bedrijfsvoorheffing.

Waarom een tankkaart toekennen financieel geen goede keuze is

Je mag een medewerker die met zijn eigen wagen rijdt een tankkaart toekennen, toch zijn we er geen voorstander van. De medewerker gebruikt de tankkaart immers ook privé en niet louter professioneel. Dit privévoordeel is een voordeel van alle aard waarop sociale bijdrage werknemer en werkgever en bedrijfsvoorheffing moet betaald worden. Daarnaast is maar 50 % van de gefactureerde brandstof fiscaal aftrekbaar voor de vennootschap.

Je moet dit voordeel bovendien waarderen aan de werkelijke kostprijs van de brandstof en dat is in de praktijk niet evident. Qua administratie moet je dan maandelijks het voordeel van alle aard berekenen.

Bovendien houdt een tankkaart risico’s in en zijn er heel wat vragen die je moet bekijken:

– Voor welke privéverplaatsingen mag de werknemer de tankkaart gebruiken?
– Is er een max. bedrag /km per maand? Wat als de werknemer erover gaat?
– Hoe ga je de verplaatsingen/tankbeurten opvolgen?

Een verhoogde kilometervergoeding woon-werk vinden we een beter alternatief omdat het bedrag is vrijgesteld van sociale bijdrage, dit is niet van toepassing bij het voordeel van alle aard van de tankkaart.

Voorbeeld ter toelichting

Stel, een medewerker tewerkgesteld in PC 200 heeft een enkel woon-werktraject van 20 km per dag en komt iedere dag met de wagen werken. De medewerker heeft een bruto maandloon van 2500 €. Hieronder een overzicht van wat de medewerker kan ontvangen en de kost voor de werkgever:

In dit voorbeeld tonen we aan dat een tankkaart geen goede keuze is. De kost voor de werkgever is hoger dan het toekennen van een verhoogde woon-werkvergoeding en de medewerker betaalt hierop extra sociale bijdrage.

Kilometervergoeding voor professionele verplaatsingen

Als werkgever mag je de werknemer een onkostenvergoeding toekennen ingeval deze met zijn eigen wagen professionele verplaatsingen maakt. Per kilometer mag je 0.402 EUR (bedrag van juli 2022) vergoeden. Deze vergoeding dekt de kosten voor brandstof, verzekering en slijtage van de wagen. Aangezien het een onkostenvergoeding is, is het bedrag vrijgesteld van sociale bijdrage en bedrijfsvoorheffing.

Alternatieven voor de wagen?

Een alternatief is natuurlijk de wagen aan de kant laten en de medewerkers aanmoedigen om andere vervoersmiddelen te gebruiken. Zo kan je extra tussenkomen in de kosten woon-werk met eigen wagen of een (lease)fiets aanbieden. Wil je hier meer over weten lees dan volgende week onze blog ‘Een bedrijfsfiets aanbieden aan je werknemers, wat zijn de spelregels?’.

Besluit

Vandaag ben je als werkgever niet verplicht om de extra brandstofkosten voor je medewerkers te vergoeden. Wil je dit wel doen, dan heb je verschillende mogelijkheden. Het kan het ideale moment zijn om je medewerkers te mobiliseren om met andere vervoersmiddelen te komen werken. Is dit omwille van de ligging van je bedrijf niet mogelijk dan kan je een verhoogde woon-werkvergoeding toekennen. Het maximum bedrag is 0,402 EUR per kilometer, je mag ook een lager bedrag toekennen.

Het is financieel niet interessant om je medewerker een tankkaart aan te bieden, los van een bedrijfswagen. De waarde van de tankkaart wordt beschouwd als een voordeel in natura, dat is onderworpen aan sociale bijdrage.

Zit je nog met vragen? Contacteer ons om voor jou verschillende scenario’s uit te werken.

policies
Contracten & policies
Het belang van een policy

Waar leg je afspraken over een bedrijfswagen, smartphone, IT, thuiswerk,… vast? In de arbeidsovereenkomst, het arbeidsreglement of een ‘policy’? Waarom

Lees verder »