Op 16 december 2024 is de nieuwe Wet tot regeling van de private opsporing in werking getreden.
Vooraleer je denkt,”Scherlok Holmespraktijken, dit is niet voor mij als werkgever”, lees toch even verder….
Wanneer je als werkgever immers een intern onderzoek naar een bepaalde werknemer zou willen voeren omdat je bijvoorbeeld vermoedens van fraudepraktijken hebt (vb.sjoemelen met de centen van je bedrijf, frauduleus ziekteverzuim, …), wanneer je bewijzen wil verzamelen in het kader van een ontslag om dringende reden en hierbij bijvoorbeeld camerabeelden zou willen gebruiken of medewerkers wil interviewen, zal je als werkgever voortaan ook rekening moeten houden met deze Wet Private Opsporing.
Dit zal niet alleen het geval zijn wanneer u als werkgever hiervoor beroep zou doen op een externe partij (vb. erkende detective) of via uw eigen interne dienst voor private opsporing (vb. uw legal of compliance afdeling) dit onderzoek zou laten verlopen maar eveneens wanneer een lid van de personeelsdienst zou overgaan tot “incidenteel onderzoek”.
Naast heel wat voorwaarden die moeten voldaan zijn om private opsporing te mogen uitvoeren en voorwaarden hoe een privaat onderzoek mag gevoerd worden (o.a. verboden onderzoekshandelingen, transparantieverplichtingen, het bijhouden van specifieke documenten, …) moeten werkgevers ten laatste tegen 16 december 2026 een reglement opmaken waarin de toelating om een private opsporing uit te voeren en de nadere regels van private opsporing op de werkvloer op een transparante en duidelijke manier worden vastgelegd.
Werkgevers hebben nog twee jaar de tijd om dit reglement op te stellen maar LET OP: alle andere voorwaarden van de Wet private opsporing zijn nu reeds van toepassing.
Zijn er sancties voorzien als je geen rekening houden met deze verplichtingen?
Ja zeker.
Mocht een dossier voor de rechtbank worden uitgevochten, loop je het risico dat de rechter het bewijsmateriaal niet aanvaardt.
Daarnaast zijn nog andere sancties mogelijk zoals een waarschuwing, een minnelijke schikking, administratieve geldboetes (tot € 25.000) en eventueel sancties die kunnen opgelegd worden wegens niet-respecteren van de de GDPR-reglementen.
Geen tijd te verliezen dus.
Hoe ga je hier best mee aan de slag?
- Zorg dat de belangrijkste stakeholders binnen de onderneming op de hoogte zijn van deze regelgeving.
- Ga na binnen de onderneming welke interne onderzoeken er worden verricht en door wie.
- Heb je een intern departement dat vandaag al intern onderzoek zou voeren, zorg dat deze tijdig hun vergunningsaanvraag doen.
- Welke policies zijn er vandaag binnen de onderneming van toepassing zoals GDPR-policy, track&trace policies, policies m.b.t. camerabewaking, policy m.b.t. controle van e-mail en internet? Zijn deze nog volledig compliant en up to date? Ontbreken er policies?
- Stel guidelines op die dienen gevolgd te worden bij een intern onderzoek en zorg voor templates van de verschillende documenten die worden vereist.
- Bereid je reglement tijdig voor rekening houdend met de binnen de onderneming geldende policies en onderzoekspraktijken.
Geen idee hoe hieraan te beginnen ?
Samen met FLOW HR organiseren we op 27 mei 2025 een deepdive opleiding waar we je stap voor stap begeleiden bij de opmaak van dit reglement gecombineerd met de uitleg van de nieuwe wetgeving en dit aan de hand van een voorbeeldreglement.
Tegelijkertijd geven we een korte update van de belangrijkste andere aspecten waarmee je rekening moet houden bij een intern onderzoek binnen de onderneming en bezorgen we je ook templates van de belangrijkste documenten.
Komt de datum niet goed uit, geen probleem de sessie wordt opgenomen zodanig dat je hier op jouw tempo zelf mee aan de slag kan gaan.
Je kan natuurlijk ook altijd contact opnemen met je payrollconsulent voor meer informatie.
