Een bedrijfsfiets aanbieden aan je werknemers, wat zijn de spelregels?

fietsen

Net zoals er bedrijfswagens geleased kunnen worden, kan dat ook met bedrijfsfietsen. Een populaire trend, omdat de kosten vooraf vastliggen en de keuzemogelijkheden groot zijn.  Het kan ook een goed alternatief zijn voor een bedrijfswagen.

Wie betaalt de bedrijfsfiets?

Je bent als werkgever vrij om dit te bepalen.  Denk hier op voorhand goed over na en neem het op in een policy. 

Zo kan je een bedrijfsfiets toekennen in het kader van het mobiliteitsbudget (meer hierover in deze blog), aan werknemers die hun firmawagen inruilen voor ecologischer en duurzamer transport.

Je bent vrij als werkgever om een bedrijfsfiets bovenop de verloning te voorzien zonder dat de medewerker hier loon moet voor inleveren.

Je kan ook een fiets leasen en de werknemer de kosten laten dragen.  Zo kan je het opnemen in een cafetariaplan, een netto inhouding doen of het brutoloon verminderen.

Als je het brutoloon vermindert moet je wel rekening houden met volgende regels:

  • Het moet budgetneutraal zijn voor de werkgever, in je berekening moet je dus rekening houden met de werkgeversbijdrage die je betaalt, de verlaagde eindejaarspremie en het vakantiegeld. Bijvoorbeeld: maandelijks is de leasekost 200 €, dan mag je geen 200 € bruto in mindering brengen maar 156,86 € omdat je als werkgever ook 43.13 € minder sociale bijdrage betaalt.
  • Het nieuwe loon mag niet lager zijn dan het min. baremaloon van je sector.
  • Het inkomensplafond voor opbouw pensioen bedraagt in 2021: 4.664,49 €/maand – als het maandloon lager is heeft dit dus implicaties op de pensioenopbouw van de medewerker.
  • Je moet hierover een schriftelijke overeenkomst hebben met je werknemer.
  • Men zou kunnen stellen dat je hiermee ook in het vaarwater van “misbruik om sociale bijdragen te ontduiken” komt dus hier kan je best bedachtzaam mee omgaan. Bij een nieuwe aanwerving is er geen probleem.

Voordeel in natura

De sociale zekerheid heeft het toekennen van een fiets vrijgesteld van een voordeel in natura als de werknemer 20% van zijn woon-werkverkeer doet met de bedrijfsfiets.  Komt de werknemer hier niet aan? Dan zal je zelf een voordeel in natura moeten ramen en maandelijks opnemen in de verloning.  Op het bedrag wordt sociale zekerheid en bedrijfsvoorheffing gerekend.

Woon-werkverkeer met de fiets, moet ik dan een fietsvergoeding betalen?

Voor alle werknemers die met de fiets naar het werk komen , mag de werkgever een vergoeding van 0,24 €/km betalen.  Dit bedrag is vrijgesteld van sociale bijdrage en bedrijfsvoorheffing.  Je bent als werkgever niet verplicht om dit te betalen, tenzij het verplicht is in je sector!  Sommige sectoren voorzien een verplichte fietsvergoeding en hiervoor een minimumbedrag.  Zo moet je als werkgever een fietsvergoeding betalen van 0,20 €/km met een maximumbedrag van € 8 per gewerkte dag. Dus ook al geef je een bedrijfsfiets  aan je werknemer dan ben je ook verplicht om een woon-werkvergoeding voor de fiets te betalen.  Op deze manier kan je ook bewijzen dat de werknemer meer dan 20 % woon-werkverkeer doet met de fiets.

Policy

Afspraken maken de beste vrienden!  Als je bedrijfsfietsen wil toekennen kan je best eerst een beleid hierover uittekenen en de afspraken opnemen in de policy.  Afspraken over hoe de fiets gefinancierd wordt, wie is eigenaar van de fiets?  Wat met onderhoud en herstellingen? Wat bij uitdiensttredingen? ….

Wil je meer weten over hoe je dit aanpakt? Kan je hulp gebruiken bij het opstellen van een fiets policy? Contacteer ons vrijblijvend.

policies
Contracten & policies
Het belang van een policy

Waar leg je afspraken over een bedrijfswagen, smartphone, IT, thuiswerk,… vast? In de arbeidsovereenkomst, het arbeidsreglement of een ‘policy’? Waarom

Lees verder »