Elke medewerker heeft het recht om de reden van zijn ontslag te kennen. Kan je geen goede motivatie geven wanneer de ontslagen medewerker erom vraagt? Dan kan de ex-medewerker een schadevergoeding eisen wegens “kennelijk en onredelijk ontslag”.
1. Het recht van de reden van het ontslag kennen
Je hoeft de ontslagredenen niet spontaan mee te delen aan je ontslagen medewerker. De medewerker moet zelf om de motivatie voor het ontslag vragen via een aangetekend schrijven binnen de 2 maanden nadat de arbeidsovereenkomst werd beëindigd. Gaat het om een ontslag met het presteren van een opzegtermijn, dan heeft de medeweker tot 6 maanden na de kennisgeving tijd om de motivering te vragen.
Je hebt vervolgens als werkgever 2 maanden tijd om in een aangetekend schrijven het ontslag te motiveren. Doe je dit niet, dan riskeer je een boete die overeenstemt met 2 weken loon.
Je kunt er voor kiezen om spontaan de reden van het ontslag mee te delen door bijvoorbeeld de motivatie al te vermelden in de ontslagbrief. In dat geval hoef je ook niet meer te antwoorden op een eventuele vraag van de medewerker. Tenminste wanneer je motivering voldoende concreet is.
Wanneer je het ontslag onvoldoende kan motiveren kan de medewerker naar de rechtbank stappen en riskeer je een schadevergoeding tussen de 3 en 17 weken loon te moeten betalen. De rechter zal oordelen of het ontslag kennelijk en redelijk was: is het ontslag er gekomen omwille van het gedrag of de competenties van de medewerker of omwille van de noodwendigheden van het bedrijf?
2. Wanneer moet je niet motiveren?
Wanneer je een medewerker ontslaat tijdens de eerste 6 maanden van de tewerkstelling, ben je niet verplicht om te motiveren. Ook uitzendkrachten of studenten kunnen geen aanspraak maken op motivering van hun ontslag.
Tot slot is motivering van ontslag evenmin nodig bij definitieve stopzetting van de activiteit of sluiting van de onderneming en collectief ontslag. Hiervoor voorziet de wet specifieke procedures.
3. Dat het in een motivatie staat, betekent nog niet dat het zo is…
Een motivatie hoeft geen uitgebreid betoog te zijn, maar met een vage vermelding als “werknemer voldoet niet meer aan de gestelde eisen”, zoals je die vroeger misschien op je C4’s invulde, kom je niet meer weg. Zorg dat de omschrijving zo concreet mogelijk is, bijvoorbeeld:
- “veelvuldig te laat komen, nl. in een periode van 3 maanden, 6 keer te laat”,
- “je was onwettig afwezig op de volgende data:…”,
- “werknemer deelt niet dezelfde visie over het bedrijf” en leg uit waarom,
- “3 opeenvolgende negatieve evaluaties en vooropgestelde doelstellingen niet gehaald”.
Je mag uiteraard uitgebreid antwoorden. De lengte van de tekst van je argument(en) is niet zo belangrijk. Je moet vooral volledig en concreet aan de hand van feiten én stukken kunnen antwoorden. Je geeft op een duidelijke manier de werkelijke redenen.
De redenen die je op het C4-formulier vermeldt, zijn vanzelfsprekend dezelfde als de redenen die je later meedeelt op vraag van de medewerker.
Een goede dossieropbouw is dus belangrijk. Bijvoorbeeld: maak er de gewoonte van om van elke evaluatie een kort verslag te maken en bezorg dit aan je medewerker. De neerslag van deze evaluaties kunnen deel uitmaken van het motivatiedossier bij ontslag. Ontsla je bijvoorbeeld een medewerker omwille van beroepsfouten of andere tekortkomingen die je nooit eerder opmerkte of communiceerde, dan is dat een risico. Wanneer je ex-medewerker naar de rechtbank zou stappen omdat hij het ontslag ‘kennelijk en onredelijk’ vindt, beschik je immers het best al over bewijsstukken zoals bijvoorbeeld getekende negatieve evaluaties, mails, verklaringen, aangetekende brieven. Zo kan je aantonen dat je de medewerker aansprak over die fouten.
Geef tijdig aan je medewerker het signaal wanneer het niet goed loopt. Je spreekt je medewerker eerst mondeling aan op het minder goed functioneren. Zo ga je in dialoog. Vat daarna cruciale aandachtspunten samen in een schriftelijk verslag of via e-mail en hou deze stukken bij in het personeelsdossier. Komt er geen verbetering, dan kan je schriftelijk verwittigen en zo je dossier opbouwen.
Voorzie de mogelijkheid tot feedback. Laat de medewerker toe om te reageren op opmerkingen zodat het niet enkel eenrichtingsverkeer is. Als de medewerker geen opmerkingen formuleert, dan maakt dat het dossier sterker.
4. Wat met beschermde werknemers?
Een medewerker die ouderschapsverlof aanvraagt of opneemt, is ‘beschermd’. Ook een medewerkster die zwanger is, geniet bescherming. Mag je nog ontslaan? Ja, een werknemer met ontslagbescherming, bijvoorbeeld omdat hij pas ouderschapsverlof aanvroeg, mag je nog altijd ontslaan. Je moet dan wel kunnen aantonen dat niet de aanvraag van het ouderschapsverlof, maar iets anders het motief van het ontslag vormt.
Opgelet! De wet bepaalt dat de werknemersvertegenwoordigers en de kandidaat-werknemersvertegenwoordigers enkel kunnen worden ontslagen om:
- dringende reden vooraf aangenomen door de arbeidsrechtbank;
- economische of technische redenen vooraf erkend door het bevoegd paritair orgaan.
Hulp nodig bij een mogelijk ontslag van een medewerker? Twijfel je of je al dan niet een medewerker kan ontslaan? Moet je een ontslagmotivering op papier zetten en weet je niet hoe hieraan beginnen? Wil je je evaluatiebeleid onder handen nemen? Contacteer ons voor ondersteuning bij al uw vragen.
