Om de sociale inspectie zonder zorgen de laten verlopen, kan je maar beter voorbereid zijn. Meestal verloopt zo’n bezoek aangekondigd en kan je je voorbereiden. Ook een onaangekondigd bezoek kan. PointHR is een betrouwbare partner bij de voorbereiding van een inspectiebezoek. We stomen je klaar voor een controle en ondersteunen je tijdens het hele proces. Zo kan een bezoek van de inspecteur vlekkeloos verlopen.
Dé inspectie bestaat niet
Dé sociale inspectie bestaat niet. Er bestaan 10-tallen soorten controles en elke inspectiedienst of inspecteur heeft zijn eigen bevoegdheden en specifieke thema’s, bijvoorbeeld:
- FOD WASO – Toezicht op sociale wetten. Deze afdeling zal controle uitoefenen op het betaalde loon, de arbeidstijd, CAO’s, arbeidsreglement, sociale verkiezingen.
- FOD WASO – Toezicht op het Welzijn op het Werk. Deze afdeling gaat na of je in orde bent met alles wat met (arbeids)veiligheid en welzijn op het werk te maken heeft zoals een rondgang om te controleren of je medewerkers PBM’s dragen en de veiligheidsprocedures kennen. Of deze dienst komt langs nadat er een zwaar arbeidsongeval voorkwam.
- De RSZ zal controleren of je Dimona-aangifte in orde is, je sociale bijdragen betaalt, de ongevallenverzekering in orde is,…
- SOID – Sociale Inlichtingen- en Opsporingsdienst. Deze dienst rapporteert rechtstreeks aan de Ministers van Werk, Sociale Zaken, Justitie, de Minister bevoegd voor Zelfstandigen en de Staatssecretaris voor de Coördinatie van fraudebestrijding. Voert zelf geen inspecties uit, maar ondersteunt de overige federale sociale inspectiediensten.
- …
Wanneer krijg je bezoek?
Meestal krijg je vooraf bericht dat er een inspecteur zal langskomen en weet je wat er precies gecontroleerd zal worden. Zo kan je je voorbereiden, tijd vrijmaken om het aangekondigd bezoek efficiënt te laten verlopen. Een bezoek kan echter ook onverwacht, dan speelt de inspectie in op vooral het verrassingsaspect. Dit gebeurt vaak na een klacht en op basis van een vermoeden van inbreuken.
Jaarlijks staan er de zogenaamde flitscontroles op de agenda. De sociale inspectie viseert dan enkele specifieke sectoren. Ben je werkgever in deze sectoren, dan bestaat de kans, dat je controle krijgt. In 2022 zijn dat:
- februari – transport
- mei – bouw
- juli– horeca
- september – land- en tuinbouw
- november – grootsteden / carwash
De SOID stelt voor deze sectoren checklists op die je zelf kan gebruiken als controle-instrument vooraf. Je vindt ze hier.
Welke documenten moet je kunnen voorleggen?
Welke documenten je moet voorleggen hangt af van het doel van de controle en de bevoegdheid van de inspecteur. Bij een onaangekondigde controle op de naleving van de sociale wetten, zal de inspecteur meestal een snelle screening doen van:
- arbeidsreglement
- uurroosters, afwijkingsregister deeltijdse medewerkers en tijdsregistratie
- arbeidsovereenkomsten en policies
- verzekeringen, arbeidskaarten,…
Ook als je als bedrijfsleider niet aanwezig bent, mag de sociale inspecteur een controle uitoefenen. Je bent verplicht om de inspecteur toe te laten op al je werkplaatsen en eventuele werven.
Bij een aangekondigde controle zal je vooraf een brief ontvangen waarin meestal een aantal documenten opgesomd staan die de inspecteur zeker zal willen controleren. Je mag ervan uitgaan dat de inspecteur dan grondig te werk zal gaan en alle details zal willen kennen.
Bijvoorbeeld bij een controle van het ‘voordeel van alle aard van de bedrijfswagens’, zal de inspecteur niet enkel een lijst opvragen van alle wagens en medewerkers die een bedrijfswagen hebben, maar hij zal ook een lijst en track & trace gegevens vragen van alle ‘werfwagens’ die louter professioneel gebruikt worden.
Bij een controle ‘voordeel van alle aard van IT-benodigdheden’ zal je aan de hand van concrete elementen moeten kunnen aantonen dat laptops niet privé gebruikt worden wanneer je geen voordeel van alle aard toepast. Een loutere verklaring van de werknemer volstaat dan niet. Je zal moeten bewijzen dat de laptop enkel professioneel kan gebruikt worden omdat de werknemer bijvoorbeeld geen eigen programma’s kan installeren.
Bij een controle van de arbeidsduur zal de inspecteur de gegevens van je tijdsregistratie van een bepaalde periode, naast de uurroosters en de loonbrieven leggen.
Als bedrijfsleider heb je vaak geen tijd om zelf alle arbeidsrechtelijke regels tot in detail op te volgen. Laat staan dat al je juridische documenten en procedures steeds volledig up-to-date zijn. Dan kan PointHR jullie ontlasten!
Wij staan voor je klaar. We kijken met de ogen van een inspecteur naar jouw bedrijf. We kijken na of je in orde bent op vlak van verloning en juridische documenten. Is jouw arbeidsreglement nog up-to-date? Zijn jouw arbeidsovereenkomsten, policies,.. en andere juridische documenten in orde en staan de procedures op punt? We gaan na of al de wettelijke verplichtingen werden gerespecteerd. Zo vermijd je boetes en kan je kosten besparen.
Contacteer ons als je hier meer over wil weten.
