In onze steeds flexibelere manier van werken is telewerken onmisbaar geworden. Natuurlijk willen werkgevers ook zekerheid hebben dat hun werknemers daadwerkelijk productief zijn tijdens de werkuren en zich niet met privézaken bezighouden. Daarom is het van belang voor werkgevers om het IT-beleid vanachter een computerscherm goed te beheren. Ontdek samen met ons op welke manieren werkgevers al dan niet mogen toezien op telewerk.
‘Gluursoftware’ en het recht op privacy
‘Gluursoftware’ verzamelt tal van gegevens en koppelt deze tot een rapport, waaruit vervolgens de productiviteit van de werknemer moet blijken. Het gaat hierbij om geolokalisatie, telefoongesprekken, camerabewaking en elektronisch toezicht op internet en e-mail.
Wat mag er nu wel en niet gecontroleerd worden door de werkgever? De regels liggen onder andere vast in CAO 81.
Finaliteitsbeginsel
Controle op het internet- en e-mailgebruik kan enkel onder strikte voorwaarden en voor specifieke doeleinden. Deze doeleinden zijn de volgende:
- Het voorkomen van ongeoorloofde of lasterlijke feiten;
- De bescherming van de economische, handels- en financiële belangen van de onderneming die vertrouwelijk zijn;
- De veiligheid en/of de goede technische werking van IT-netwerksystemen van de onderneming;
- Het te goeder trouw naleven van de beginselen en regels voor het gebruik van onlinetechnologieën bepaald in de onderneming.
Proportionaliteitsbeginsel
Verder moet ook de inmenging in het privéleven van de werknemer beperkt blijven tot een minimum en moet er altijd open en duidelijke communicatie zijn met de werknemer over hoe het toezicht zal worden uitgevoerd. Dit betekent dat de controle transparant moet zijn:
#1 | Systematische en collectieve controle
Bijvoorbeeld op bepaalde dagen voer je controle uit met gluursoftware, dan mag dit enkel wanneer je dit doet volgens een duidelijke procedure die je vooraf aan je werknemers communiceert, bijvoorbeeld: via het arbeidsreglement, policy, …
#2 | Individuele controle
Dit kan enkel wanneer je bij een werknemer een ‘onregelmatigheid’ vaststelt, bijvoorbeeld naar aanleiding van een collectieve controle, dan mag je gericht individueel controleren. Ook hier geldt dat de werknemer voorafgaand is ingelicht over hoe zo’n controle verloopt.
Dit wil dus zeggen dat het toegestaan is om gebruik te maken van software elektronisch toezicht op internet en e-mail gebruik zolang je de privacyregels strikt respecteert.
Bijvoorbeeld: Bij discussie zien de rechtbanken erop toe dat de privacyregels worden gerespecteerd. Een controle en print van het mailverkeer op grond van geruchten over concurrerende activiteiten, doorstond de ‘test’ niet. De rechter oordeelde dat het controleren van geruchten zonder ander ondersteunend bewijs niet beantwoordde aan de vereiste van ‘afgelijnde en duidelijke doelstelling’.
Persoonsgegevens van derden beschermen
Wanneer werknemers telewerken, kunnen zij ook toegang hebben tot bedrijfsinformatie. Informatie waartoe werknemers toegang krijgen, bevat in veel gevallen ook persoonsgegevens. Wanneer werknemers thuis toegang hebben tot persoonsgegevens speelt de GDPR immers mee. En volgens de GDPR moeten werkgevers ‘technische en organisatorische maatregelen nemen’ om deze persoonsgegevens te beveiligen. Deze maatregelen moeten bescherming bieden tegen bijvoorbeeld ongeoorloofde toegang of verwerking, verlies en beschadiging van persoonsgegevens.
Hoe doe je dit? Denk aan:
- Beveiliging van het netwerk;
- Verbod om een persoonlijk paswoord te delen met derden, waaronder huisgenoten;
- Gedragscode en sensibilisering van het personeel, bijvoorbeeld: een HR-medewerker gooit thuis geen papieren loonfiches in de papierbak.
Opgelet! Je bent als werkgever verplicht om persoonsgegevens te beschermen, zeker bij telewerk is dit een aandachtspunt.
Tips voor de werkgever: hoe beter controleren?
Om telewerken zowel voor werknemers als werkgevers positief te houden, is een goede communicatie van essentieel belang. Daarom is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken met de werknemers. Zo is het aangeraden om afspraken te maken over wanneer de werkgever verwacht dat de werknemers inloggen, wat de eventuele deadlines zijn, binnen hoeveel tijd er verwacht wordt te reageren op e-mails, telefoons, …
Don’t forget: het recht op deconnectie
Werkgevers met 20 of meer werknemers moesten voor 31 maart 2023 afspraken maken over het recht van werknemers op deconnectie buiten de werkuren. Doordat telewerken ervoor zorgt dat de grens tussen werk en privé vervaagt, is het van belang dat werkgevers dit recht blijven respecteren. Hier kunnen best duidelijke afspraken over gemaakt worden in de telewerkpolicy.
Tot slot, door middel van een goede communicatie kan de werkgever een vertrouwensband met zijn werknemers opbouwen. Dit vertrouwen vormt de basis voor een succesvol telewerkbeleid, waarin de belangen en verwachtingen van beide partijen worden gerespecteerd en afgestemd.
Wil je controlemaatregelen invoeren in de onderneming? Wil je de afspraken vastleggen in een telewerkpolicy of moet je telewerk nog formeel regelen in een bijlage bij de arbeidsovereenkomst? Contacteer ons voor advies en praktische hulp op niveau van jouw persoonlijke situaties.
