Heb jij als werkgever al een forfaitaire onkostenvergoeding toegekend als extra nettoloon, zonder na te denken welke werkelijke kosten deze forfaitaire onkostenvergoeding dekt? Dan is de kans groot dat bij een sociale inspectie, de inspecteur deze onkostenvergoeding gaat verwerpen en dit gaat herkwalificeren als verdoken loon.
Welke onkostenvergoeding mag je wel uitbetalen?
De terugbetaling van onkosten aan een werknemer die ten laste vallen van de werkgever zijn vrijgesteld van sociale zekerheid en bedrijfsvoorheffing als volgende 3 voorwaarden zijn vervuld:
- De kosten worden gemaakt in het kader van de dienstbetrekking;
- De kosten zijn reëel;
- De juistheid van de uitgaven kan door de werkgever met bewijsstukken verantwoord worden.
Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn, mag de werkgever forfaitair ramen, maar ook hier moet de werkgever de forfaitaire onkostenvergoeding kunnen verantwoorden.
De sociale zekerheid beschikt over een lijst van forfaitaire onkosten die een werkgever aan zijn werknemer mag uitbetalen. Wanneer je deze richtlijn volgt is de kans op herkwalificatie naar verdoken loon klein. Enkele voorbeelden zijn:
- 15 € onkostenvergoeding voor carwash firmawagen,
- 15 € onkostenvergoeding voor parkeerkosten firmawagen,
- 0.3707 € per kilometer woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met eigen wagen,
- 10 € per dag baanvergoeding voor een werknemer die iedere dag op de baan is (vb verkoper),
- 20 € per maand voor een internetverbinding,
- ….
Welke actie moet je nemen om in regel te zijn?
- Eerst en vooral kijk je na of forfaitaire onkosten van de lijst van de sociale zekerheid van toepassing kunnen zijn.
- Indien bovenstaande de uitbetaalde forfaitaire onkostenvergoeding niet dekt, maak je een lijst op met kleine onkosten zoals parkeerkosten, abonnementskosten vakliteratuur, kledijkosten voor werknemers die er goed moeten voorkomen omdat ze in contact komen met klanten, of net kledij kosten omdat de eigen kledij sneller vuil wordt dan normaal,….
- Maak altijd een bijlage bij de arbeidsovereenkomst met je werknemer die de onkostenvergoeding verklaart en vermeldt in deze overeenkomst dat de werkgever deze vergoeding eenzijdig kan aanpassen op het moment dat de uitbetaling niet meer overeenkomt met de realiteit.
- Ken eenzelfde onkostenvergoeding toe aan gelijkaardige functies. Zo heeft bijvoorbeeld iedere verkoper op de baan in werkelijkheid dezelfde onkosten, ken dan hetzelfde bedrag toe. Niet consequent zijn zal vragen oproepen bij de inspecteur.
Wat als je de onkostenvergoeding NIET kan verantwoorden?
In het geval je de onkostenvergoeding niet kan verantwoorden en je hebt hierover nooit een overeenkomst opgemaakt met je werknemer, dan heb je een probleem.
Ingeval er een sociale inspectie komt is de kans heel groot dat deze de onkostenvergoeding zal herkwalificeren naar verdoken loon met gevolg dat je tot maximum 5 jaar terug op de vergoeding sociale bijdrage werkgever en werknemer zal moeten betalen. Je kan de 13,07% sociale bijdrage werknemer niet recupereren bij de werknemer.
Voorbeeld totale extra kost: je betaalt al 2 jaar 100 € onkostenvergoeding aan je werknemer die nu wordt beschouwd als loon.
Sociale bijdrage werkgever (30%) = 30€ + sociale bijdrage werknemer = 13,07€ = 43,07€ x 24 maanden = 1.033,68 € sociale bijdrage
Bijdrage correctie sociaal secretariaat +- 25€ per correctie per maand= 25×24 = 600 €
Totale extra kost bovenop de onkostenvergoeding (2.400 €) bedraagt 1633,68 €
Daarnaast zal de werknemer niet blij zijn dat hij/zij 100 € netto per maand verliest en zal dit, aangezien het verdoken loon is moeten ‘opgebruteerd’ worden en bijgeteld moeten worden bij het brutoloon. Het kan je voor de toekomst tot 250 € extra per maand kosten. En dan wordt het een dure grap! Ga bewust om met het toekennen van onkostenvergoedingen! Ken deze alleen toe als je de werkelijke onkosten kan bewijzen en maak hierover een overeenkomst op met je werknemer met duidelijke afspraken.
Kan je je onkosten niet verantwoorden en wil je dit rechttrekken? Hulp nodig van een juridisch HR consultant? Advies nodig bij het opstellen van een onkostenpolicy? Wil je je goed voorbereiden op een komende sociale inspectie?
Contacteer ons!
