Een GSM toestel en/of abonnement toekennen aan je werknemer, hoe pak je dit het beste aan?

gsm abonnement

Vandaag kennen heel wat werkgevers een mobiele telefoon en/of een abonnement ter beschikking aan hun werknemers als extra verloning. Toch zijn hier ook enkele regels rond. Wat mag? Wat als je werknemer de limit van het abonnement overschrijdt? Wat als deze het toestel verliest? Lees in deze blog hoe je dit het beste aanpakt.

Je mag zeker als werkgever een mobiele telefoon geven of ter beschikking stellen aan je werknemers al dan niet met of zonder een abonnement. Je hebt ook de optie om alleen een abonnement te geven en geen toestel. Hier zijn enkele fiscale en sociaal rechtelijke regels aan verbonden en daarnaast maak je best afspraken over het gebruik van de mobiele telefoon en het abonnement.  

Een toestel toekennen, welke opties heb ik?

Hier zijn verschillende mogelijkheden. Ten eerste kan je voor iedere werknemer een toestel ter beschikking stellen.  Het toestel blijft eigendom van de werkgever en wordt in bruikleen aan de werknemer gegeven. Er zijn geen beperkingen op het toekennen van aantal toestellen aan de werknemer. Wel moet de werknemer het toestel teruggeven of overkopen bij uitdiensttreding.

Ten tweede kan je als werkgever een budget voorzien voor de tussenkomst van de aankoop van een nieuwe mobiele telefoon. Hier is de werkgever geen eigenaar en geeft hij cash geld, dat een effectieve kost moet dekken. De werkgever mag dit dus pas toekennen na het voorleggen van een aankoopfactuur. Daarnaast zegt de Sociale Zekerheid dat je als werkgever maar om de 3 jaar mag tussenkomen in de onkost voor de aankoop van een toestel.

Tot slot kan je als werkgever opteren om geen toestel ter beschikking te stellen of mee te financieren bij de aankoop van een toestel maar de werknemer voorziet zelf zijn eigen toestel en ontvangt hier maandelijks een vaste onkostenvergoeding voor. 

Een abonnement, wat betaalt de werknemer zelf?

Je voorziet als werkgever een abonnement, maar wat als de werknemer over zijn budget gaat of te betalen berichten verstuurt? Hier maak je best afspraken over met je werknemers. Je kan ook bij de provider afspreken voor een gesplitste rekening voor  extra kosten zoals betalende berichten, betaling van parking via SMS, …. en ontvangt je werknemer hiervoor een extra factuur.

Voordeel in natura

Aangezien de werknemer zijn mobiele telefoon ook privé mag gebruiken, is de werkgever verplicht om een voordeel in natura te heffing in de verloning. Bijgevolg zal de werknemer hier bedrijfsvoorheffing op betalen.

Vandaag wordt het voordeel forfaitair geraamd op volgende wijze:

  • 48 euro per jaar (of 4 euro per maand) per abonnement voor een vaste of mobiele telefoon;
  • 60 euro per jaar (of 5 euro per maand) voor een vaste of mobiele internetverbinding.
  • 36 euro per jaar (of 3 euro per maand) per toestel voor een mobiele telefoon in volgende situaties:
    • Het toestel wordt ter beschikking gesteld door de werkgever
    • Indien de werkgever het toestel niet ter beschikking stelt 
      • is er geen voordeel in natura wanneer de werknemer zelf een toestel koopt en de werkgever tussenkomt met cumulatieve voorwaarden:
        • de tussenkomt in de aankoop van een toestel max. 1 keer per 3 jaar voor het professioneel gebruik van het toestel en
        • de werknemer heeft zelf min. €100 bijgedragen omdat hij verplicht was een type van smartphone te kiezen noodzakelijk voor het professioneel gebruik ervan.
        • De werknemer kan dit bewijzen met een aankoopbon/factuur.
      • De werkgever betaalt maandelijks een onkostenvergoeding die de kosten dekt voor het professioneel gebruik van het toestel van de werknemer.

Afspraken maken

Als werkgever voer je best een GSM policy in, waarin je het gebruikrecht van de werknemer vastlegt. Zo maak je afspraken over:

  • Wat bij diefstal of verlies van het toestel?
  • Wie heeft recht op een GSM?
  • Vervanging van het toestel?
  • Wat bij langdurige afwezigheid.
  • Voorziet de werkgever toebehoren zoals beschermhoesje?
  • Wat bij als de werknemer het bedrijf verlaat?
  • …..

Het is belangrijk om op voorhand in kaart te brengen aan wie je een toestel en of abonnement wil toekennen, wat je budget is en hoe je dit praktisch gaat aanpakken. Op deze manier kan je iedereen eerlijk behandelen. Maak ook afspraken over schade, hoge telefoonrekeningen, diefstal,…. Zodat dit duidelijk is voor alle partijen.

TIP VAN DE WEEK * CAO 90- niet recurrente bonus*

Als je een éénmalige bonus uitbetaalt van bijvoorbeeld €1.000, kost dit jou €1.275 en houdt de werknemer hier netto ongeveer €415 aan over. Er gaat een dikke €850 naar de overheid onder de vorm van sociale zekerheid en bedrijfsvoorheffing.

Gelukkig biedt de overheid een alternatief “het niet recurrente resultaatgebonden voordeel”. Een bonus waar je als werkgever 33% sociale bijdrage betaalt en de werknemer 13,07%, maar de bonus is vrijgesteld van bedrijfsvoorheffing. Dus wanneer je een bonus toekent van €1.000, kost hij jou als werkgever €1.330, maar houdt de werknemer hier €869,30 netto aan over. Dit is het dubbele dan wanneer je de werknemer een éénmalige bonus uitbetaalt.

Om hier gebruik van te kunnen maken voor de doelstellingen van 2021, moet je een toetredingsakte neerleggen bij FOD Tewerkstelling en dit voor 30 april 2021

Heb je hier graag een helpende hand bij? Contacteer ons vandaag nog en ontdek hoe we jouw leven makkelijker kunnen maken.

policies
Contracten & policies
Het belang van een policy

Waar leg je afspraken over een bedrijfswagen, smartphone, IT, thuiswerk,… vast? In de arbeidsovereenkomst, het arbeidsreglement of een ‘policy’? Waarom

Lees verder »