Wat met de mailbox wanneer je werknemer uit dienst gaat?

Mailbox

Gaat een medewerker uit dienst, dan laten sommige bedrijven de e-mails nog doorsturen naar zijn of haar opvolger om zo een goede opvolging te verzekeren. Of een collega of de werkgever behoudt nog toegang tot de mailbox. Mag dit wel?

In het kader van de privacy van de medewerker, raden we zulke praktijken toch af!

Wat mag je wel doen?

Het beste is om een regeling te hebben over de mailbox van de werknemer voor zijn of haar vertrek. Net zoals aan de werknemer de tijd wordt gelaten om zijn persoonlijke bezittingen te verzamelen, kan hij de mogelijkheid krijgen om zijn privémails te wissen. De professionele mails die nog behouden moeten worden kan de werknemer vervolgens nog elders opslaan op de bedrijfsserver, ‘in de cloud’ of doorsturen naar een collega. Zo kan je een deel van de mailbox recupereren in het belang van de continuïteit. Leg deze afspraken schriftelijk vast in een policy en laat bij uit dienst de medewerker schriftelijk verklaren dat hij zijn persoonlijke e-mails heeft verwijderd en instemt met de overdracht van zijn professionele mails.

Het meest veilige is de mailbox hierna af te sluiten. Daarbij is het technisch gezien bijvoorbeeld mogelijk en toegestaan om wanneer er een bericht toekomt op de afgesloten mailbox, een automatisch bericht terug te sturen. Waarin vermeld wordt dat de werknemer niet langer in dienst is, dat de e-mail niet beantwoord zal worden en het nieuwe e-mailadres waarop de verzender zijn mail kan doorsturen.

Wat zijn de risico’s?

De mailbox niet afsluiten houdt risico’s in. Je werknemer heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit wanneer zijn privacy niet werd gerespecteerd.

Zo legde de Gegevensbeschermingsautoriteit onlangs een bedrijf een hoge boete op omdat de werkgever gedurende 3 jaar de mailbox van een voormalig bestuurder niet had afgesloten en er nog steeds mails in de oude mailbox bleven toekomen. Hij vroeg om het e-mailadres te blokkeren, kreeg geen antwoord en diende ten slotte klacht in bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Besluit

Als werkgever moet je de privacy van je werknemers respecteren, ook als ze reeds uit dienst zijn. In dit kader is het belangrijk om een duidelijke policy over het gebruik van e-mail te hebben. Hierin neem je afspraken op over gebruik, controle en regeling bij uitdiensttreding.

Heb jij nog geen e-mail policy? We kunnen je hiermee verder helpen. Contacteer ons vandaag nog.

policies
Contracten & policies
Het belang van een policy

Waar leg je afspraken over een bedrijfswagen, smartphone, IT, thuiswerk,… vast? In de arbeidsovereenkomst, het arbeidsreglement of een ‘policy’? Waarom

Lees verder »