De fiets is niet meer weg te denken uit het woon-werkverkeer. Steeds meer werkgevers bekijken daarom of ze fietslease kunnen opnemen in hun loonpakket.
Een leasefiets kan interessant zijn voor zowel werkgever als werknemer, maar vraagt wel een correcte voorbereiding. Welk budget kunt u gebruiken? Hoe organiseert u een loonruil? En welke fiscale aandachtspunten spelen mee?
We zetten de belangrijkste stappen voor u op een rij.
Start met het beschikbare budget
Voor u een fietslease invoert, is het belangrijk om te bekijken welk loonbudget daarvoor kan worden ingezet.
Een mogelijke piste is een eindejaarspremie. Daarnaast kan ook een deel van het brutoloon worden ingeruild, op voorwaarde dat het resterende brutoloon boven het toepasselijke baremaloon blijft.
Welke optie mogelijk is, hangt dus af van de concrete loon- en sectorale situatie van uw werknemer.
Fietslease via een loonruil op het brutoloon
Bij een loonruil wordt de kost van de fietslease omgerekend naar brutoloon. Het uitgangspunt is dat de operatie budgetneutraal blijft voor de werkgever.
De brutoloonruil is daarbij gelijk aan het bedrag van de fietslease, exclusief de patronale lasten. Het percentage van die patronale lasten verschilt per sector.
Een correcte berekening vooraf is dus essentieel om onverwachte meerkosten te vermijden.
Fietslease via de eindejaarspremie
Ook een eindejaarspremie kan in bepaalde gevallen worden ingezet voor fietslease. Ook hier is het uitgangspunt een budgetneutrale omzetting.
Belangrijk: deze mogelijkheid bestaat niet automatisch in elke sector. Controleer daarom steeds de sectorale regeling voordat u een fietslease op basis van de eindejaarspremie aanbiedt.
Welke fiscale voordelen zijn er?
Aan het einde van het jaar wordt het jaarbedrag van de fietslease opgenomen op de fiscale fiche van de werknemer.
Voor de werknemer kan fietslease verschillende voordelen bieden. Zo kan een fietsvergoeding worden gecombineerd met de leasefiets. Wanneer de werknemer de fiets minimaal 20% gebruikt voor woon-werkverkeer, is er volgens de regeling op de onepager geen inhouding voor een voordeel alle aard. Bovendien kunnen een volledig onderhoudscontract en pechverhelping deel uitmaken van de formule.
Voor de werkgever is het een aantrekkelijke en gezonde manier om een extra voordeel aan het loonpakket toe te voegen.
Vergeet uw fietsbeleid niet
Een fietslease invoeren doet u best niet zonder duidelijke afspraken.
PointHR raadt aan om een fietspolicy op te maken en daarin onder meer goede afspraken te voorzien over wat er gebeurt wanneer een werknemer uit dienst gaat.
Zo vermijdt u discussies over de resterende leasekost of de verdere bestemming van de fiets.
Fietslease invoeren? Werk stap voor stap
Een goede implementatie begint met vijf praktische stappen: maak een fietspolicy op, controleer de sectorregeling, bereken de loonruil, communiceer duidelijk naar de werknemer en voorzie het jaarbedrag correct op de fiscale fiche.
Wilt u fietslease aanbieden, maar bent u niet zeker welk budget u kunt gebruiken of hoe u de loonruil correct berekent? De payrollspecialisten van PointHR helpen u graag om de regeling correct op te zetten.
📄 Download onze gratis onepager
Wilt u de belangrijkste informatie in één oogopslag bewaren? Gebruik de bijhorende PointHR-onepager als praktisch naslagwerk.
