Moet je vandaag al de arbeidstijd van je medewerkers registreren? En wat verandert er vanaf 2027?
Tijdsregistratie staat steeds hoger op de agenda van werkgevers. Europa verwacht dat werkgevers de effectieve arbeidstijd van hun werknemers op een objectieve en betrouwbare manier kunnen opvolgen. Ook België werkt daarom aan nieuwe regelgeving.
Vandaag bestaat er in België nog geen algemene verplichting voor alle werkgevers om de arbeidstijd van iedere werknemer te registreren. In bepaalde situaties is tijdsregistratie echter nu al verplicht.
Bovendien wil de federale regering een algemene verplichting tot arbeidstijdregistratie invoeren in 2027.
Wat betekent dat concreet voor jouw onderneming?
Wat geldt vandaag?
Voor werknemers met een klassiek vast uurrooster is er vandaag in België in principe nog geen algemene wettelijke verplichting om hun arbeidstijd systematisch te registreren.
Dat betekent echter niet dat tijdsregistratie vandaag geen aandachtspunt is.
In verschillende situaties is registratie wel al verplicht, bijvoorbeeld bij:
- glijdende uurroosters: de effectieve begin- en einduren moeten worden geregistreerd;
- deeltijdse werknemers met een variabel uurrooster: het uurrooster moet vooraf worden meegedeeld en de effectieve prestaties moeten worden bijgehouden;
- bepaalde activiteiten in onder meer de bouw-, schoonmaak- en vleessector, waar elektronische aanwezigheidsregistratie van toepassing kan zijn.
Ook wanneer werknemers regelmatig overuren presteren, is een betrouwbare registratie sterk aangewezen.
Waarom is tijdsregistratie ook zonder verplichting belangrijk?
Een goed tijdsregistratiesysteem is niet alleen een kwestie van wettelijke compliance. Het beschermt ook de werkgever.
Een klassiek discussiepunt tussen werkgever en werknemer zijn bijvoorbeeld niet-betaalde overuren.
Wanneer er geen betrouwbare registratie bestaat, kan het voor een werkgever moeilijk worden om achteraf aan te tonen welke uren een werknemer daadwerkelijk heeft gepresteerd.
Een objectief systeem zorgt daarom voor duidelijkheid over onder meer:
- gewerkte uren;
- overuren;
- afwezigheden;
- verlof;
- begin- en einduren.
Het verkleint zo de kans op discussies en versterkt je bewijspositie wanneer er toch een betwisting ontstaat.
Wat zegt Europa?
De Europese regels rond arbeidstijd beschermen onder andere het recht van werknemers op voldoende rust, pauzes en een maximale arbeidsduur.
Het Europese Hof van Justitie heeft daarbij geoordeeld dat werkgevers over een systeem moeten beschikken waarmee de dagelijkse arbeidstijd objectief, betrouwbaar en toegankelijk kan worden geregistreerd.
Belangrijk daarbij: Europa schrijft niet voor dat iedere onderneming met een klassieke prikklok moet werken.
Het systeem kan verschillende vormen aannemen — bijvoorbeeld software, een app, badge of ander digitaal systeem — zolang de registratie maar betrouwbaar en controleerbaar is.
Wat verandert er in 2027?
De federale regering heeft aangekondigd een algemene verplichting tot arbeidstijdregistratie te willen invoeren.
Op basis van de huidige plannen zou deze nieuwe verplichting in 2027 van kracht worden.
De exacte timing en praktische modaliteiten moeten nog definitief wettelijk worden vastgelegd. Er wordt onder meer gesproken over 1 januari 2027, een overgangsperiode en een effectieve toepassing vanaf 1 april 2027.
Het uitgangspunt is wel duidelijk: werkgevers zullen in de toekomst moeten kunnen aantonen hoeveel uren werknemers effectief werken.
Daarvoor hoeft niet noodzakelijk een traditionele prikklok te worden geïnstalleerd. De bedoeling is dat ondernemingen een systeem gebruiken dat objectief en betrouwbaar is, maar tegelijk voldoende flexibel kan worden aangepast aan hun eigen organisatie.
Geldt de verplichting straks voor iedereen?
Volgens de huidige plannen zou de verplichting gelden voor werkgevers uit zowel de private als de publieke sector.
Tegelijk worden mogelijke uitzonderingen besproken voor bepaalde categorieën werknemers, waaronder:
- familieleden;
- werknemers met een leidende functie of vertrouwenspost;
- handelsvertegenwoordigers;
- telewerkers;
- reizend personeel en werknemers die hoofdzakelijk buiten de vestiging werken.
Belangrijk: dit zijn momenteel plannen. De definitieve regelgeving kan hiervan nog afwijken.
Ook zou worden voorzien dat de registraties gedurende vijf jaar moeten worden bijgehouden.
Wat betekent dit voor jouw onderneming?
2027 lijkt misschien nog ver weg, maar voor veel werkgevers is het verstandig om nu al na te denken over hun aanpak.
Heb je vandaag al een tijdsregistratiesysteem? Dan is dit een goed moment om te bekijken of het systeem voldoende betrouwbaar is en aansluit bij de toekomstige vereisten.
Werk je vandaag nog zonder tijdsregistratie? Dan hoef je niet noodzakelijk morgen een prikklok te installeren. Wel is het interessant om na te gaan welke vorm van registratie het beste past bij jouw organisatie en manier van werken.
Zeker wanneer je werkt met glijtijden, variabele uurroosters, telewerk of overuren, is een goede voorbereiding aangewezen.
Hoe kan PointHR helpen?
Bij PointHR volgen we de verdere regelgeving rond tijdsregistratie nauwgezet op.
Zodra het definitieve wettelijke kader duidelijk is, bekijken we samen met onze klanten wat dit concreet betekent voor hun onderneming en welke aanpassingen eventueel nodig zijn.
Tijdsregistratie hoeft daarbij geen extra administratieve last te worden. Met de juiste aanpak kan het net zorgen voor meer transparantie, minder discussies en een efficiëntere opvolging van prestaties en afwezigheden.
Heb je vandaag al vragen over tijdsregistratie of wil je weten wat de toekomstige verplichting voor jouw onderneming kan betekenen? Neem gerust contact op met je dossierbeheerder bij PointHR.
