Je bent niet verplicht om per werknemer een functieomschrijving te hebben, wel moet je duidelijk opnemen in de arbeidsovereenkomst welke taken de werknemer moet uitvoeren. Desalniettemin brengt een functieomschrijving veel helderheid en is ze een basis voor een goede vacature en een verloningsbeleid.
Hoe begin ik nu aan een functieomschrijving?
Bij het implementeren van een verloningsbeleid bij kmo-bedrijven starten we met het maken van functieomschrijvingen; zij zijn de basis van het verloningsbeleid. Hoe beginnen we hieraan?
Eerst bespreken we concreet wat de bedrijfsdoelstellingen, de flow in het bedrijf en de rollen van iedere medewerker zijn. We zoeken samen uit welke algemene competenties en attitudes een medewerker moet hebben om in het bedrijf te mogen werken. Denk aan pro-activiteit, klantgerichtheid, flexibiliteit, enz.
Daarna stellen we een organogram op en bepalen we de verschillende departementen (als die er zijn) en de plaats van de medewerker in de organisatie. Dit is de basis voor de functieomschrijving per functie.
Wat neem je op in de functieomschrijving?
Je kan verschillende zaken opnemen in de functieomschrijving:
- Ten eerste: welke resultaten moet de functiehouder behalen en en welke taken zijn daaraan gelinkt.
- Als dit duidelijk is kan je bekijken welke competenties en attitudes de functiehouder moet hebben om de functie goed te kunnen uitvoeren.
- Welke scholing moet de functiehouder hebben?
Wat kan ik met een functieomschrijving doen?
De functieomschrijving is de basis voor een vacature en het sollicitatieproces aangezien je het takenpakket, de competenties en de gewenste attitude hebt verduidelijkt.
Op deze manier is de functieomschrijving een ideale tool om met de werknemer duidelijk af te stemmen wat er van hem of haar verwacht wordt. Zo kan het later ook de basis zijn om de medewerkers te evalueren en na te gaan welke doelstellingen deze persoon heeft behaald.
Nadat de functies duidelijk zijn kan je ze tegenover elkaar wegen. De verschillen in gewicht helpen jou te definiëren welke de sleutelfuncties zijn in jouw bedrijf. Je kan de functies tegenover elkaar wegen op basis van complexiteit, problemen oplossen, besluitvorming, leiding geven of niet, is het een specialistenrol of eerder een generalistische functie, etc. Verder kan je ook wegen op talenkennis en de werkomstandigheden van de functie. Het kan helpen om zo objectief mogelijk te kijken naar de functie. De hulp van een externe (legal) consultant kan hierbij een meerwaarde zijn.
Eens de functies opgedeeld zijn in categorieën kan je het verloningsbeleid hierop afstemmen, zo blijft het objectief.
Besluit
Je bent niet verplicht om functieomschrijvingen te hebben, maar het is een handige tool voor je organisatie en ze zijn de basis voor een eerlijk en marktconform verloningsbeleid.
Wil je ook helderheid krijgen in je functies en werk maken van je verloningsbeleid? Contacteer ons voor ondersteuning bij het opzetten van jullie structuur.
