Veel bouwondernemingen beschikken over zogenaamde ‘werfwagens’: bedrijfswagens die medewerkers gebruiken voor verplaatsingen van en naar de werf. Om te garanderen dat deze wagens puur professioneel worden ingezet, installeren bouwbedrijven track-and-tracesystemen. Is dit wettelijk toegestaan? En wat als de werfwagen ook privé wordt gebruikt?
WAT | Het statuut van jouw werfwagen
#1 Alleen voor beroepsmatige verplaatsingen
De wet maakt een onderscheid tussen het privégebruik en professioneel gebruik van een bedrijfswagen.
- Zowel persoonlijk als professioneel gebruik: Laat je je werknemers toe om zich ook privé met de werfwagen te verplaatsen, dan genieten ze een belastbaar voordeel van alle aard. Als werkgever houd je dus bedrijfsvoorheffing af en bezorg je de nodige inlichtingen aan de belastingadministratie.
- Alleen professionele verplaatsingen: Gebruikt je werknemer de werfwagen slechts beroepsmatig, dan levert het geen belastbaar voordeel van alle aard op. Er is in dat geval geen bijkomende bijdrage verschuldigd.
Op fiscaal vlak is het bijgevolg essentieel om te bewijzen (bv. bij een sociale inspectie) dat je medewerkers de bedrijfswagen alleen gebruiken om van en naar de werf te gaan. Gebruiken ze de camionette bijvoorbeeld na hun werkuren of in het weekend, dan valt dit onder privégebruik. En dat kan een heleboel kosten met zich meebrengen. Denk: hoge boetes, sociale bijdragen, belastingverhogingen op niet-aangegeven inkomsten en nalatigheidsinteresten.
#2 Controle via een track-and-tracesysteem
Om na te gaan of jouw medewerker de werfwagen alleen beroepsmatig gebruikt, kan je een tracker of monitor in de bestelwagen installeren. Met dit geolokalisatiesysteem kan je eenvoudig het aantal kilometers berekenen en nagaan of het aantal afgelegde kilometers overeenstemt met de afstand naar een (mobiele) werf. Een handige oplossing, maar er zijn enkele regels aan verbonden.
Volgens de privacywetgeving moet je als werkgever een duidelijke rechtsgrond hebben voor de installatie van een geolokalisatiesysteem. De verwerking van persoonlijke gegevens is immers niet zomaar toegelaten. Ook moet je je medewerker vooraf informeren over de activatie en modaliteiten van het track-and-tracesysteem. Transparant communiceren is dus een absolute must.
TIP | Maak duidelijke afspraken via een uitgewerkte policy
Wil je latere discussies of boetes vermijden, licht je je medewerkers best van tevoren in. Via een heldere policy maak je concrete afspraken over het gebruik van de werfwagen. Zo bepaal je bijvoorbeeld wanneer je medewerkers wel of niet met de bedrijfswagen mogen rijden of wat er gebeurt met boetes veroorzaakt tijdens de uitvoering van het werk. Ook bepalingen over ongevallen of schade worden best opgenomen. Een nuttig instrument, zoveel is zeker.
Vragen of twijfels rond het woon-werverkeer van je werknemers tewerkgesteld op mobiele werven? Wil je weten of je hiervoor een mobiliteitsvergoeding kan toekennen?
Ons team staat voor je klaar!
