Je bent niet verplicht om een functieomschrijving per werknemer te hebben, wel moet je duidelijk opnemen in de arbeidsovereenkomst welke taken de werknemer moet uitvoeren. Toch brengt een functieomschrijving veel helderheid en is ze het startpunt voor een goede vacature. Functieomschrijvingen zijn een handige tool bij aanwerving, feedback en evaluatie. Functieomschrijvingen vormen mee de bouwsteen van een goed verloningsbeleid.
Hoe begin je aan een functieomschrijving?
We helpen KMO-bedrijven met het opstellen van een verloningsbeleid. Hierbij maken we functieomschrijvingen op, ze zijn de basis van het verloningsbeleid. Eerst bespreken we concreet wat de bedrijfsdoelstellingen zijn, de flow in de onderneming en de rollen van iedere medewerker. We kijken ook samen welke algemene competenties en attitude een medewerker moet hebben om in de onderneming te werken. Zoals bijvoorbeeld pro-activiteit, klantgerichtheid, flexibiliteit, betrouwbaarheid, integriteit,…
Daarna stellen we een organogram op met de plaats van de medewerker in de organisatie. Dit is de basis voor de functieomschrijving per functie.
Wat neem je op in de functieomschrijving?
1. Resultaatgebieden en teamdoelstellingen
Ten eerste bepaal je welke resultaten de functiehouder moet behalen en de daaraan gelinkte taken. Ook de teamdoelstellingen geef je vorm.
2. Competenties
Welke “competenties” en “attitude” moet de medewerker hebben om de functie goed te kunnen uitvoeren. Een competentie is herkenbaar en observeerbaar in iemands gedrag. Bijvoorbeeld: plannen, oplossingsgericht werken, helpen, initiatief nemen,… Een competentie bestaat uit de kennis en ervaring waarover iemand beschikt en de vaardigheden waarin de medewerker bedreven moet zijn.
3. Opleiding
Welke scholing moet de medewerker hebben? Of beter: over welk redeneervermogen moet de medewerker beschikken?
4. Werkomstandigheden
Tot slot brengen we de specifieke werkomstandigheden in kaart. Gaat het om een job op kantoor of buiten op werven? Is de medewerker veel onderweg, op de baan? Of moet de medewerker in een productieomgeving werken, in koude ruimtes, een omgeving met veel lawaai,…?
Hoe verhouden functiebeschrijvingen zich ten opzichte van elkaar?
Nadat de functies duidelijk zijn, wegen we ze tegenover elkaar. Hierdoor zie je de verschillen van gewicht in de functies en kan je definiëren welke de sleutelfuncties zijn in jouw onderneming. We wegen de functies tegenover elkaar op basis van complexiteit en problemen oplossen, besluitvorming, leiding geven of niet, maar gaan ook na of het een specialistenrol of eerder een generalistische functie betreft.
We merken dat het onze klanten helpt om objectief te kijken naar de functie.
Een functieomschrijving is de basis
De functieomschrijving is de basis voor een vacature en het sollicitatieproces. Je hebt het takenpakket duidelijk, maar ook de competenties en gewenste attitude.
Daarnaast is de functieomschrijving een ideale tool om met de werknemer duidelijk af te stemmen wat er van hem of haar verwacht wordt. Wanneer functieomschrijvingen goed op elkaar afgestemd zijn, zal het HR-beleid in je onderneming gemakkelijker en kwaliteitsvoller werken.
Wil je je medewerkers evalueren dan is de functieomschrijving een goede tool om te bepalen welke doelstellingen de medewerker heeft om zo de bedrijfsdoelstellingen te realiseren. De functieomschrijvingen helpen je ook om je verloningsbeleid beter te objectiveren. Je kan je functies categoriseren in groepen en er zo een verloning aan koppelen.
Wil je ook helderheid krijgen in je functies en werk maken van een goed onderbouwd verloningsbeleid? Contacteer ons vrijblijvend voor meer info.
