Uw onderneming groeit en binnenkort verwelkomt u misschien uw twintigste medewerker. Een mooie mijlpaal waar u terecht trots op mag zijn. Maar wist u dat deze grens ook een aantal bijkomende wettelijke verplichtingen met zich meebrengt
Veel werkgevers zien de kaap van 20 werknemers vooral als een administratieve drempel. In werkelijkheid is het een belangrijk kantelpunt waarop de wetgever verwacht dat een aantal HR-processen structureel worden georganiseerd. Denk aan een onthaalbeleid voor nieuwe medewerkers, een opleidingsplan, afspraken over het recht op deconnectie en een professioneel preventiebeleid.
Door u tijdig voor te bereiden, voorkomt u verrassingen en zorgt u ervoor dat uw onderneming volledig in orde is.
In deze blog zetten we de belangrijkste verplichtingen overzichtelijk voor u op een rij.
De verplichtingen op een rijtje
1. Voorzie een doordacht onthaalbeleid
Een nieuwe medewerker maakt maar één keer een eerste indruk. Een goed onthaalbeleid helpt nieuwe collega’s om zich snel thuis te voelen en versnelt hun integratie binnen de organisatie.
Vanaf 20 werknemers bent u bovendien verplicht om een gestructureerd onthaalbeleid uit te werken. Hierin beschrijft u onder meer:
- hoe nieuwe medewerkers worden ontvangen;
- welke praktische informatie zij krijgen;
- wie hen begeleidt tijdens hun eerste werkdagen.
Een sterke onboarding verhoogt niet alleen de betrokkenheid van nieuwe medewerkers, maar draagt ook bij aan een succesvolle samenwerking op lange termijn.
2. Maak duidelijke afspraken over het recht op deconnectie
Een gezonde balans tussen werk en privé is belangrijker dan ooit. Daarom moeten werkgevers vanaf 20 werknemers afspraken maken over het recht op deconnectie.
Concreet legt u vast wanneer werknemers buiten hun arbeidstijd niet bereikbaar hoeven te zijn voor professionele communicatie. Deze afspraken worden opgenomen in een ondernemings-cao of in het arbeidsreglement.
Heldere afspraken zorgen voor duidelijkheid, voorkomen misverstanden en dragen bij aan het welzijn van uw medewerkers.
3. Stel jaarlijks een opleidingsplan op
Blijven investeren in kennis en competenties is essentieel voor een toekomstgerichte onderneming.
Daarom bent u vanaf 20 werknemers verplicht om jaarlijks een opleidingsplan op te stellen. Hierin beschrijft u welke formele en informele opleidingen u voor uw medewerkers voorziet.
Het ontwerp van dit plan moet vooraf besproken worden met de ondernemingsraad, de vakbondsafvaardiging of – wanneer die er niet is – met de werknemers zelf.
Een goed opleidingsplan is bovendien een waardevol instrument om talent te ontwikkelen en medewerkers duurzaam inzetbaar te houden.
4. Respecteer het individueel opleidingsrecht
Naast het algemene opleidingsplan heeft iedere voltijdse werknemer ook een individueel opleidingsrecht. Sinds 2024 bedraagt dit in principe vijf opleidingsdagen per jaar, tenzij uw sector een afwijkende regeling voorziet.
Ook dit opleidingsrecht moet correct worden opgenomen in het arbeidsreglement.
5. Stel een interne preventieadviseur aan
Een veilige en gezonde werkomgeving vraagt om een professionele aanpak.
Elke werkgever beschikt over een interne dienst voor preventie en bescherming op het werk. Zodra uw onderneming meer dan 19 werknemers telt, mag de werkgever deze functie in principe niet langer zelf opnemen en moet minstens één interne preventieadviseur worden aangesteld.
Zo zorgt u ervoor dat veiligheid en welzijn binnen uw organisatie structureel worden opgevolgd.
6. Houd rekening met aangepaste regels voor tijdskrediet
Ook de regels rond tijdskrediet wijzigen zodra uw onderneming de grens van 20 werknemers overschrijdt.
De aanvraagtermijn bedraagt:
- zes maanden bij ondernemingen met maximaal 20 werknemers;
- drie maanden bij ondernemingen met meer dan 20 werknemers.
Vanaf de schriftelijke aanvraag geniet de werknemer bovendien een specifieke ontslagbescherming. Het is daarom belangrijk om deze termijnen correct toe te passen.
7. Plan opleidingsverloven tijdig
Voor ondernemingen met 20 tot 50 werknemers geldt nog een bijkomende beperking.
Maximum 10% van het personeelsbestand mag gelijktijdig afwezig zijn wegens betaald educatief verlof of Vlaams opleidingsverlof.
Een goede planning helpt om de continuïteit van uw onderneming te garanderen én uw medewerkers alle kansen te geven om zich verder te ontwikkelen.
8. Werk een werkgelegenheidsplan uit voor oudere werknemers
Werkgevers moeten jaarlijks een werkgelegenheidsplan opstellen voor werknemers van 45 jaar en ouder. Daarin beschrijft u welke initiatieven u neemt om ervaren medewerkers langer aan het werk te houden en hun inzetbaarheid te versterken.
Zo investeert u niet alleen in uw medewerkers, maar ook in de kennis en continuïteit van uw organisatie.
9. Ook bij een sluiting gelden specifieke regels
Hoewel niemand graag vooruitkijkt naar een mogelijke stopzetting van de activiteiten, voorziet de wet ook hiervoor bijkomende verplichtingen.
Wanneer een onderneming met minstens 20 werknemers haar activiteiten stopzet, gelden onder meer informatieverplichtingen tegenover werknemers en overheidsinstanties.
Daarnaast kan een sluitingsvergoeding verschuldigd zijn.
Wanneer bereikt u eigenlijk de grens van 20 werknemers?
Dit is wellicht de vraag die onze payrollconsulenten het vaakst krijgen.
De wettelijke drempel wordt namelijk niet bepaald door het aantal medewerkers dat vandaag op uw payroll staat.
Er wordt gekeken naar het gemiddeld aantal werknemers tijdens de vier voorafgaande kwartalen, berekend per juridische entiteit. Daarbij gelden specifieke telregels. Zo tellen werknemers met een tewerkstellingsbreuk van minstens 75% volledig mee, terwijl werknemers met een lagere tewerkstellingsbreuk voor een halve eenheid meetellen. Ook bepaalde stagiairs, leerlingen en uitzendkrachten worden mee opgenomen in de berekening.
Het is dus perfect mogelijk dat u vandaag minder dan twintig medewerkers tewerkstelt, maar volgens de wettelijke berekening toch de drempel bereikt.
Twijfelt u of dit voor uw onderneming het geval is? Dan is het verstandig om dit tijdig na te gaan.
Groeit uw onderneming? Wij denken graag met u mee.
De overgang naar 20 werknemers is een mooie stap in de ontwikkeling van uw onderneming. Met de juiste voorbereiding hoeft deze groei geen extra zorgen met zich mee te brengen.
Wilt u weten of uw onderneming de drempel bereikt? Of bent u op zoek naar ondersteuning bij het opstellen van een opleidingsplan, het aanpassen van uw arbeidsreglement of andere wettelijke verplichtingen?
De payrollspecialisten van PointHR begeleiden u graag. Zo bent u zeker dat alles correct geregeld is en kunt u zich blijven focussen op wat echt telt: het verder uitbouwen van uw onderneming.
📄 Download onze gratis onepager
Wilt u alle verplichtingen overzichtelijk op één pagina terugvinden? Download onze handige onepager “20 werknemers, wat nu?” en bewaar ze als praktisch naslagwerk.
