Als werkgever wil je misschien een stap verderzetten in de vergroening van je onderneming door je bedrijfswagenpark en carpolicy duurzamer te maken. Maar hoe begin je hieraan? En wat zijn de belangrijke aandachtspunten?
1. Zet je plannen in een breder kader
Een verandering in je bedrijfswagenpark heeft impact op verschillende aspecten van je onderneming. Het is daarom belangrijk om dit te zien als onderdeel van een ruimer mobiliteitsbeleid én je volledige loonbeleid. Een goed doordachte aanpak is cruciaal om je doelstellingen te behalen.
Voorbereiding is key. Neem de tijd om alle aspecten te analyseren en stel jezelf enkele essentiële vragen:
- Wat is er al aanwezig op vlak van bedrijfswagens, overeenkomsten, afspraken en policies?
- Met welke partners werk je samen (verzekeraars, leasemaatschappijen, etc.)?
- Wat wil je bereiken met een nieuw mobiliteitsbeleid? Financieel optimaliseren, inzetten op duurzame mobiliteit, aantrekkelijker worden als werkgever, een combinatie van deze doelen, of nog iets anders?
2. Overstappen naar een elektrisch wagenpark
Als je kiest voor een meer elektrisch wagenpark, zijn er enkele specifieke aandachtspunten:
Welke voertuigen?
- Hoeveel elektrische voertuigen wil je aanbieden en welke soorten?
- Kunnen werknemers kiezen tussen bepaalde modellen, krijgt iedereen dezelfde bedrijfswagen of ga je dit geval per geval bepalen?
Welke budgetten?
- Behoud je de bestaande budgetten, verhoog je ze of verlaag je ze? Zijn de budgetten nog marktconform en aangepast aan de noden?
- Ga je brutoloonruil toestaan?
- Moeten werknemers zelf een deel financieren?
- …
Financiële impact
- Analyseer de gevolgen voor de CO2-solidariteitsbijdrage, de fiscale aftrekbaarheid voor de werkgever, het voordeel alle aard (VAA) voor werknemers, en belastingen zoals de verkeersbelasting.
3. Elektrisch laden: wat zijn de mogelijkheden?
De overstap naar elektrische wagens brengt nieuwe vragen met zich mee over laadkosten en infrastructuur:
- Terbeschikkingstelling van laadpassen: ga je laadpassen ter beschikking stellen aan de werknemers? Voor hybride plug-ins kan een combinatie van een brandstof- en laadpas nodig zijn. Stel duidelijke regels op waar en hoeveel werknemers mogen opladen.
- Je kan ook investeren of tussenkomen in laadpunten:
- Op de werkplek
- Bij de werknemer thuis, eventueel met terugbetaling van huur- en elektriciteitskosten.
- Kosten terugbetalen voor het thuisladen van de bedrijfswagen: Je kunt werknemers compenseren voor hun laadkosten. Dit kan voor zowel de fiscus als de RSZ voor 2025 tijdelijk via de maximumforfaits gebaseerd op de CREG-tarieven.
4. Update je carpolicy
Een duidelijke en up-to-date carpolicy is essentieel om alle afspraken en procedures vast te leggen maar ook om ten aanzien van de RSZ en fiscus in orde te zijn. Denk hierbij aan:
- Welke kosten en extra’s dekt de werkgever zoals verzekeringen, winterbanden, accessoires, laadkosten,… etc. en wat absoluut niet.
- Wat gebeurt er bij afwezigheden? Moeten werknemers de wagen onmiddellijk inleveren of is er een overgangsperiode?
- Wat bij schade, ongevallen, dronkenschap, ….
- Combineer je de bedrijfswagen met andere mobiliteitsopties zoals fietsen of openbaar vervoer?
Communicatie is cruciaal
- Overleg met werknemers en eventueel met overlegorganen.
- Organiseer infosessies om transparantie te bieden en draagvlak te creëren.
Tot slot
De overstap naar een duurzamer wagenpark is een proces dat tijd en planning vergt. Een doordachte aanpak en een duidelijke carpolicy is hierbij onontbeerlijk. Heb je hulp nodig bij het herzien van je mobiliteitsbeleid en/of carpolicy? Neem dan zeker contact op met je payrollbeheerder.