Elektrische wagen thuis opladen: Wat met de vergoeding voor uw werknemer?

Een tijdje geleden postten we deze blog, maar ondertussen zijn de regels rond de terugbetaling van kosten voor thuisladen aangepast. De Minister van Financiën heeft enkele zaken toegelicht. Dit omdat het niet werkbaar was.

Er is geen extra voordeel alle aard voor het terugbetalen van de kosten van het thuisladen ingeval:

  • de werkgever een laadpaal ter beschikking stelt van de werknemer;
  • deze laadpaal een specifiek communicatiesysteem bevat dat het verbruik communiceert aan de werkgever;
  • de car policy voorziet in de terugbetaling van de elektriciteit, die met deze laadpaal wordt verbruikt;
  • de terugbetaling gebeurt op basis van de werkelijke elektriciteitskosten van de werknemer

Bijgevolg moet de terugbetaling van de vergoeding niet vermeld worden op de fiscale fiche.

Het verschil in behandeling wanneer de laadpaal van de werkgever of de werknemer is, vervalt.

  • Het is dus niet meer noodzakelijk dat de laadpaal eigendom is van de werkgever, wel moet de werkgever de verbruikskosten van het thuisladen van de wagen van zijn werknemer kunnen meten en traceren. De werkgever mag alleen de werkelijke kosten van de werknemer terugbetalen.
  • Ingeval er meerdere elektrische bedrijfswagens zijn binnen één gezin mogen de werknemers hun wagens opladen met één slim laadpunt (geen afzonderlijk laadpunt per wagen nodig). Wel moet de werkgever de laadkosten van elke bedrijfswagen afzonderlijk op een verifieerbare wijze kunnen vaststellen en mag deze alleen de laadkosten vergoeden van de bedrijfswagen van zijn werknemer.

Het blijft dus belangrijk dat het verbruik wordt gemeten via een specifiek communicatiesysteem en dat de terugbetaling uitsluitend betrekking heeft op de elektriciteit die de werknemer afneemt voor het opladen van de bedrijfswagen.

De vergoeding ingeval van situatie 2 (zie hieronder 2/ Situatie 2: de werknemer laadt de elektrische bedrijfswagen op met een smartkabel of via een laadpaal thuis) vervalt als aan bovenstaande voorwaarden is voldaan.

Hieronder de originele blog:

De overheid pusht bedrijven om te investeren in een groener wagenpark. Het doel? Vanaf 2026 alle nieuwe bedrijfswagens broeikasvrij maken. In dit kader wordt de fiscale aftrekbaarheid van bedrijfswagens op fossiele brandstof afgebouwd en stopgezet. Maar bij het maken van deze regels, dacht de wetgever niet na over het kostenplaatje voor de werknemer en werkgever. Concreet is er geen duidelijk kader rond de vergoeding voor uw werknemer wanneer deze zijn of haar elektrische wagen thuis oplaadt. Intussen stond de elektriciteitsmarkt ook niet stil: prijzen zijn verhoogd, geen vaste contracten meer, verschillende tarieven op een dag, particulieren die investeren in zonnepanelen, …

We zetten alles op een rijtje en bezorgen u een duidelijk overzicht.

#1 Juridisch

Wijziging standpunt vergoeding laadkosten aan werknemer

Doorheen de tijd namen zowel de RSZ als de fiscus verschillende standpunten in over de terugbetaling van thuisladen, meer bepaald wanneer de werknemer de elektrische bedrijfswagen aan zijn of haar eigen woning oplaadt. Op basis van deze standpunten maakten de werkgevers afspraken met hun werknemers. Zo werd aanvaard dat de kostenvergoeding voor de werknemer werd berekend op basis van het CREG-tarief omdat dit administratief het eenvoudigst was.

Recent wijzigde de minister van Financiën echter zijn standpunt. Het gevolg? Je mag niet meer vergoeden op basis van het CREG-tarief, maar alleen op basis van het gebruik van de werkelijke elektriciteitsprijs. Daarnaast ontstond er een verschillende behandeling naargelang de werkgever een laadpaal ter beschikking stelt of de werknemer eigenaar is van de laadpaal.

Verschil in behandeling: is de laadpaal van de werkgever of de werknemer?

1/ Situatie 1: de werkgever stelt de laadpaal ter beschikking aan de werknemer

In dit geval installeert de werkgever de laadpaal ook bij de woning van de werknemer. Maar wat met de terugbetaling van de elektriciteitskosten voor het laden ? Dit kan gebeuren zonder dat het een apart voordeel in natura vormt indien aan drie voorwaarden cumulatief voldaan wordt:

  • de werkgever stelt een laadpaal ter beschikking van de werknemer;
  • deze laadpaal bevat een specifiek communicatiesysteem dat het verbruik communiceert aan de werkgever;
  • de car policy voorziet in de terugbetaling van de elektriciteit, die met deze laadpaal wordt verbruikt.

De werkgever mag alleen de werkelijke elektriciteitskosten van de werknemer vergoeden.

2/ Situatie 2: de werknemer laadt de elektrische bedrijfswagen op met een smartkabel of via een laadpaal thuis

Hier stelt de werkgever geen laadpaal ter beschikking. De werknemer heeft dus een smartkabel of een laadpaal thuis. Resultaat: er is wél een voordeel van alle aard, maar er wordt een onderscheid gemaakt tussen drie soorten gebruik:

  • professionele verplaatsingen: kosten eigen aan de werkgever, dus geen bijkomend voordeel alle aard;
  • woon-werkverplaatsingen: belastbaar (bijkomend) voordeel alle aard, met een gedeeltelijke vrijstelling.
  • zuivere privéverplaatsingen: belastbaar (bijkomend) voordeel alle aard voor de werkelijke waarde.

De werknemer moet wel een document of register bijhouden met het aantal kilometers per soort verplaatsing en dit elke maand opnieuw. Dit is een absolute must wil hij of zij de bedrijfswagen thuis opladen.

We zijn er ons bewust van dat dit een hele administratie is. Bovendien is het ook moeilijk bij te houden wanneer de werknemer zijn wagen daarnaast ook kan opladen bij openbare laadpalen of op kantoor.

Nieuw standpunt – terugbetaling op basis van de werkelijke kosten (t.o.v. terugbetaling op basis van CREG -tarief)

De fiscus besliste dat je als werkgever alleen de werkelijke oplaadkosten mag vergoeden bij het terugbetalen van thuisladen. De elektrische bedrijfswagen thuis opladen en dit vergoeden op basis van de CREG-tarieven, is dus niet meer toegestaan. En dat maakt het ingewikkelder. Voortaan maak je dus een onderscheid tussen een elektriciteitscontract met vaste prijs of variabele prijs.

Als de werknemer een elektriciteitscontract met vaste prijs heeft, dan moet deze periodiek (maar minimaal één keer per jaar) de elektriciteitsprijs updaten.

Heeft de werknemer een elektriciteitscontract met variabele prijs, dan wordt de vergoeding terugbetaald op basis van een retroactief gemiddelde elektriciteitsprijs voor een bepaalde periode. Het is niet nodig om te traceren welke elektriciteitsprijs geldt per tankbeurt. Daarnaast moet de werknemer bij ontvangst van zijn eindafrekening van de elektriciteit een gemiddelde elektriciteitsprijs bepalen. De werkgever moet op basis hiervan bepalen of de werknemer wel een correcte vergoeding voor het thuis opladen van de elektrische auto heeft gekregen. Het kan zijn dat de werkgever nog moet bijpassen of dat de werknemer een deel moet terugbetalen indien er te veel betaald werd.

Werknemers die zonnepanelen hebben en dus geen of een lage elektriciteitsfactuur hebben, vallen hier uit de boot! Deze werknemers moeten hun werkelijke kost van elektriciteit kunnen bewijzen.

#2 Praktisch

Hoe pak je dit nu praktisch aan? Wij hebben advies gevraagd aan een partner waarmee we nauw samenwerken.

Advies van Wiet Vande Velde bestuurder van EnergyKing

Wij als Energyking leveren de hardware en volledige installatie van het laadstation inclusief keuring voor zowel residentiële als op bedrijfsparkings. Wij focussen daarbij specifiek op kwalitatieve laadhardware van het Nederlandse Alfen en Belgische BlitzPower. Belangrijk daarbij is dat we laadhardware leveren dat in staat is om te kunnen connecteren met bijna elke Charge Point Operator op de markt, zodat de werknemer de verbruikte elektriciteit van het opladen van de wagen kan registeren. Het is namelijk de Charge Point Operator die instaat voor het verwerken en voorzien van de terugbetaling van de thuislaadsessies aan de werknemer.

Energyking werkt hiervoor zeer nauw samen met de Charge Point Operator – Mobiflow van het Belgische Optimile. De Charge Point Operator voorziet de terugbetalingen aan de werknemer. Via deze weg wordt het verbruik van de werknemer geregistreerd en doorgefactureerd aan de werkgever. De Charge Point Operator vergoedt dan de werknemer.

Matthijs De Maeyer, ‘Mobility & Charging Manager’ bij Optimile licht dit luik verder toe:

Het correcte terugbetalingstarief voor de thuislaadsessies toepassen is een hot topic, waar al uitvoerig over geschreven is.

In de softwaretoepassing van Mobiflow vandaag zijn er 2 mogelijkheden:

  1. Terugbetaling volgens het CREG tarief, waarbij de CPO Mobiflow op maandelijkse basis een aanpassing voorziet volgens de publicatie van de boordtabellen door de CREG.
  2. Terugbetaling via een individueel tarief per werknemer, dat dan kan ingesteld en aangepast worden door de werkgever.

Meer dan 95% van de bedrijven kiest en hanteert vandaag optie 1. De positie die de wetgever aanneemt, is in de praktijk zo goed als onhaalbaar voor de werkgever.

Neem nu bijvoorbeeld de werknemers met een elektriciteitscontract met vaste prijs. Ik nodig daarbij iedereen uit om zijn/haar energiecontract erbij te nemen en mij heel eenvoudig te laten weten wat nu de exacte prijs is die u gaat betalen per kWh. Een energieprijs is opgebouwd uit een hele reeks verschillende componenten waarbij er dus aardig wat rekenwerk nodig is om de werkelijke totale kostprijs per kWh te bekomen. Concreet zal de werkgever in dit geval dus absoluut nog steeds een controlefunctie moeten uitvoeren, om zeker te zijn dat de opgegeven kWh prijs werkelijk correct is.

Conclusie: Een bijkomende administratieve last voor de werkgever.

In het geval van een elektriciteitscontract met variabele prijs, is de situatie nog complexer. Daar moet dan de gemiddelde elektriciteitsprijs berekend worden op retro-actieve basis. Uiteraard moet hier dan ook nog een controle functie door de werkgever uitgeoefend worden + moet er nog een bijkomende berekening gemaakt worden om te bekijken of er geen afrekening positief of negatief moet uitgevoerd worden (dit dan apart van de betalingen die uitgevoerd worden door de CPO die dit voor veel bedrijven als dienst zal uitvoeren).

Conclusie: Wederom een bijkomende administratieve last voor de werkgever.

Het hoeft daarbij niet te verbazen dat wanneer je dit voor 2 werknemers dient te doen, dit nog enigszins overzichtelijk is. Maar wanneer je een werknemerspopulatie hebt van 100+ werknemers dewelke dan ook nog eens woonachtig zijn in de verschillende gewesten met verschillende berekeningen van netkosten tot gevolg, dan is het meteen een huzarenstuk om dit correct uit te voeren.

Finaal kan je dan ook nog noteren dat wij een vrije markt hebben op vlak van energie, waarbij werknemers regelmatig van energieleveranciers kunnen en zullen veranderen (ook te adviseren om dit regelmatig te vergelijken en eventueel te switchen). Concreet moet dan bij elke wijziging van energieleverancier deze oefening opnieuw worden gedaan en aangepast.

Om die reden heeft EV Belgium, die de sector van elektrische mobiliteit vertegenwoordigd en waarvan Optimile lid is, ook een duidelijk standpunt ingenomen. Hierbij is vanwege bovengenoemde in acht genomen, het advies gegeven om te werken met het CREG tarief als basis voor de terugbetaling van de thuislaadsessies.

Ook is daarbij te noteren dat EV Belgium geen discriminatie wenst voor werknemers die geïnvesteerd hebben in zonnepanelen en dat deze aan dezelfde forfaitaire regeling via het CREG tarief vergoed zullen worden.

#3 Besluit

Het nieuwe standpunt van de fiscus maakt de vergoeding van het thuisladen ingewikkelder en het standpunt is niet haalbaar in de praktijk. Het vraagt immers meer administratie. Bovendien zorgt het standpunt voor een complexe berekening; denk maar aan dag- en nachttarieven, piekuren, …. Ook betreuren we dat er geen regeling is voor werknemers met zonnepanelen. De discussie omtrent de terugbetaling van de oplaadkost voor de elektrische bedrijfswagen is zeker nog niet ten einde. De wetgever wil vooral niet dat werknemers kunnen verdienen op de terugbetaling van de vergoeding van de gebruikte elektriciteit.

Actiepunt:

Neem duidelijke richtlijnen op in je car policy over de procedure van terugbetaling. Welke documenten moet de werknemer aanleveren? Op welke basis wordt de werknemer vergoed? Op welke momenten is er een eindafrekening?

Heb je nog technische vragen over laadpalen? Klik hier.

Aarzel niet om ons team te contacteren bij verdere vragen.

Verloning
Zwartwerk

Wat is zwartwerk? Welke risico’s loop je? Uit onderzoek blijkt dat ons land een dikke 15 procent van het bruto

Lees verder »