Waar leg je afspraken over een bedrijfswagen, smartphone, IT, thuiswerk,… vast? In de arbeidsovereenkomst, het arbeidsreglement of een ‘policy’? Waarom is een policy nodig en kan je medewerkers verplichten om bepaalde afspraken na te leven?
Wat is een policy?
Een policy is een document waarin je als werkgever alle rechten, plichten en afspraken rond het gebruik van bijvoorbeeld IT-materiaal of een smartphone, een bedrijfswagen,… verzamelt en verduidelijkt. Het is een eenzijdig document dat de werkgever oplegt aan de werknemer.
Goede afspraken maken goede vrienden: je schept een duidelijk kader waarbinnen de medewerker mag handelen. Je legt bindende afspraken vast. Je communiceert open en duidelijk naar alle betrokken medewerkers. Met goede afspraken vermijd je specifieke problemen en discussies.
Er bestaan verschillende soorten policies: car policy, smartphone policy, thuiswerk policy, internet- en e-mailpolicy, sociale media policy, onkostenpolicy, camera policy,… Je kan er ook voor kiezen om afspraken van verschillende policies te bundelen in één document, bijvoorbeeld alle afspraken over IT, internet, smartphone, onkosten en thuiswerk in een ‘new way of working’ policy.
In een policy leg je onder meer vast wat er moet gebeuren bij in- en uitdiensttreding. Of wat er gebeurt wanneer de medewerker langdurig ziek is, voltijds loopbaanonderbreking neemt of minder gaat werken.
Voorbeelden:
- Wie heeft recht op een smartphone? Welk budget?
- Tankkaart inleveren na 3 maanden ziekte.
- Bij uitdienst wordt het abonnement van de smartphone op een ‘pay and go’ kaart gezet.
- Bij vermindering van tewerkstelling van 100% naar 80% betaalt de medewerker een eigen persoonlijke bijdrage voor het gebruik van de bedrijfswagen.
Je legt ook vast wat er gebeurt wanneer ‘het fout’ loopt.
Voorbeelden:
- Welke procedure is van toepassing in geval van vermoedelijk misbruik van IT-materiaal en e-mail?
- Wie herstelt de smartphone in geval van schade? Wie betaalt de schade?
- Wat met verkeerboetes…? Wat als de medewerker deze niet zelf betaalt? Mag je deze afhouden van het loon?
Waarom afspraken opnemen in een policy?
Een policy is eenvoudig en flexibel aan te passen zonder toestemming van de medewerker en toch juridisch afdwingbaar. Om spelregels te wijzigen, heb je zijn/haar akkoord niet nodig en volstaat het om de medewerker de nieuwe versie te laten tekenen ‘voor ontvangst’.
Opgelet!
Wanneer je afspraken zou maken in een individuele overeenkomst of de policy zou laten ondertekenen door de medewerker ‘voor akkoord’ kan je deze alleen maar aanpassen mits instemming van de medewerker. Wanneer je de afspraken zou verstrengen en beperkingen wil opleggen, bestaat de kans dat de medewerker hier niet mee instemt. Daarom voeg je de policy beter niet toe als bijlage bij de arbeidsovereenkomst. Een policy moet dus een eenzijdig door de werkgever opgesteld document blijven. Op die manier loop je niet het risico dat de policy wordt aanzien als een overeenkomst tussen 2 partijen waardoor het moeilijk wordt om deze nadien nog te wijzigen.
Toch afdwingbaar?
We raden af om je policy integraal op te nemen in het arbeidsreglement. Bij de invoering en bij wijziging moet je immers een strikte procedure volgen: raadpleging werknemers, neerlegging bij de inspectiedienst Toezicht op de Sociale Wetten. Dit is tijdrovend en omslachtig.
Je verwijst in je arbeidsreglement wél naar het bestaan van de policies en je past je sancties hierop aan. Ook in je policy verwijs je naar de sancties opgenomen in het arbeidsreglement.
Bijvoorbeeld: In je smartphone policy neem je op dat het niet respecteren van de afspraken aanleiding kan geven tot sancties die zijn opgenomen in het arbeidsreglement. In het arbeidsreglement neem je het niet-respecteren van de smartphone policy op als voorbeeld van feiten die aanleiding kunnen geven tot een specifieke sanctie.
Zo kan je eenvoudig en snel inspelen op veranderingen, policies hieraan aanpassen én afspraken op een correcte wijze afdwingen.
Op zoek naar een goede policy die helemaal afgesteld is op jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op.
