Vanaf het moment dat je een bedrijfswagen voorziet voor je werknemer(s) moet je een wagenparkbeleid invoeren. Een “car policy” is geen wettelijke verplichting, maar in onze ogen wel een must.
De car policy is een instrument waarin je duidelijk richtlijnen meegeeft en afspraken maakt met de werknemer over het gebruik van de wagen.
Welke elementen moet je zeker opnemen in de “car policy”?
– Wie kan aanspraak maken op een firmawagen?
– Betaalt de werknemer eigen bijdrage of niet?
– Over welk budget beschikt de werknemer en wat zit er in het budget: CO2-bijdrage, huurkosten, onderhoud en reparatie, verzekering, brandstof,….?
– Begrenzing CO2-uitstoot in het kader van nieuwe fiscale wetgeving
– Afspraken over groener wagenpark:
*voorziet de werkgever een laadpaal op de werkplek, thuis,…?
*vergoedt de werkgever de electriciteitskosten aan de werknemer?
– Welke opties zijn verplicht?
– Is er een beperking in keuze van merken?
– Hoe loopt de bestelprocedure?
– Regels over aanloopwagens en poolwagens.
– Wie mag er rijden met de wagen?
– Duidelijke richtlijnen over schadebeheer: wat moet de werknemer doen om dit door te geven aan de verzekering?
– Schade recupereerbaar bij derden
– Schade niet recupereerbaar bij derden: in de meeste gevallen moet je als werkgever een franchise betalen. Moet de werknemer in dat geval ook een eigen bijdrage betalen? Indien ja, welk bedrag en hoe ga je deze vergoeding recupereren?
– Een duidelijk verbod van rijden onder invloed van drank, medicatie en verdovende middelen en de sancties indien de werknemer het verbod negeert en hierdoor schade berokkent.
– Duidelijke afspraken over het inleveren van de wagen: aangifte schade, officiële oplevering, in propere staat,… en hoe de werkgever de schade ten laste van de werknemer kan terugvorderen.
– Wat gebeurt er met de firmawagen bij langdurige afwezigheid, deeltijds werken en wijzigen van functie?
– Dat je als werkgever het recht hebt om onbetaalde verkeersboetes in te houden op het nettoloon van de werknemer.
– Welke mobiliteitsalternatieven bied je als werkgever aan en wat zijn daar de regels rond? Of maakt de werkgever gebruik van het mobiliteitsbudget?
– Onder welke voorwaarden kan de werknemer zijn wagen inruilen voor cash?
Het is ook essentieel dat je je “car policy” afstemt met je verzekering en leasemaatschappij.
Zoals je hierboven merkt is de car policy een belangrijk instrument:
– Ten eerste omdat goede afspraken goede vrienden maken.
– Ten tweede omdat je als werkgever een stok achter de deur hebt om schade die niet recupereerbaar is bij derden te kunnen recupereren bij de werknemer.
– En last but not least: het is ook een tool om je budget en kosten van je vloot te beheren en onder controle te houden.
Mist je car policy bovenstaande items? Is het tijd om je car policy te vernieuwen? Of heb je nog geen car policy? Geen idee hoe je hier aan moet beginnen? Dringend nood aan het optimaliseren van je verloningsbeleid? Contacteer ons dan nu voor een kennismakingsgesprek. Als juridisch HR consultant helpen we je graag verder.
